ক্রয় চালান — সম্পাদন
ক্রয় চালান ফর্মটি Manager.io-তে আপনাকে আপনার সরবরাহকারীদের কাছ থেকে প্রাপ্ত চালান যোগ এবং পরিচালনা করার সুযোগ দেয়। এই গাইডটি ক্রয় চালান ফর্মের প্রতিটি ক্ষেত্র এবং বিকল্পের বিশদ বিশ্লেষণ প্রদান করে যাতে আপনি সঠিকভাবে আপনার সরবরাহকারী চালানগুলি রেকর্ড এবং ট্র্যাক করতে পারেন।
ক্রয় চালান ফর্মে প্রবেশ করা
একটি ক্রয় চালান তৈরী বা সম্পাদনা করতে:
- বাম সাইডবারে
ক্রয় চালান ট্যাবে যান।
- নতুন চালান তৈরি করতে
নতুন ক্রয় চালান এ ক্লিক করুন অথবা সম্পাদনার জন্য একটি বিদ্যমান চালান নির্বাচন করুন।
ক্রয় চালান ফর্মের ফিল্ডগুলো
জারি তারিখ
- বর্ণনা: সেই তারিখ প্রবেশ করুন যখন সরবরাহকারী চালান ইস্যু করেছে।
- কর্ম: আপনার সরবরাহকারী দ্বারা প্রদত্ত চালান তারিখ প্রবেশ করুন।
নির্ধারিত তারিখ
- বর্ণনা: সাপ্লায়ার ইনভয়েস কবে পরিশোধের জন্য সময়সীমা নির্ধারণ করুন।
- কর্ম: পেমেন্টের সময়সীমা ট্র্যাক করার জন্য পেমেন্টের শোধের সময় নির্ধারণ করুন।
রেফারেন্স
- বর্ণনা: সরবরাহকারীর চালানে যেমন দেখানো হয়েছে, রেফারেন্স নম্বর বা চালান নম্বর লিখুন।
- অ্যাকশন: সহজ চিহ্নিতকরণের জন্য সরবরাহকারীর চালান নম্বর প্রবেশ করুন।
সরবরাহকারীর নাম
- বর্ণনা: পণ্য চালান দেওয়া সরবরাহকারী নির্বাচন করুন।
- ক্রিয়া: ড্রপডাউন তালিকা থেকে সরবরাহকারী নির্বাচন করুন। এই তালিকায়
সরবরাহকারী ট্যাবের অধীনে তৈরি করা সব সরবরাহকারীদের অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে।
ক্রয়ের কোট
- বর্ণনা: এই চালানে একটি ক্রয় উদ্ধৃতি সংযুক্ত করুন যদি প্রয়োজন হয়।
- কার্য: ড্রপডাউন তালিকা থেকে প্রাসঙ্গিক
ক্রয়ের কোট নির্বাচন করুন। ক্রয় কোট ক্রয় কোট ট্যাবের অধীনে তৈরি করা যেতে পারে।
ক্রয় আদেশ
- বর্ণনা: যদি প্রযোজ্য হয় তবে এই চালানটির সাথে একটি ক্রয় আদেশ লিঙ্ক করুন।
- কার্য: ড্রপডাউন তালিকা থেকে প্রাসঙ্গিক
ক্রয় আদেশ নির্বাচন করুন। ক্রয় আদেশ ট্যাবের অধীনে ক্রয় আদেশ তৈরি করা যেতে পারে।
মুদ্রা বিনিময় হার
- বর্ণনা: যদি সরবরাহকারী একটি বিদেশী মুদ্রা ব্যবহার করে তবে বিনিময় হার নির্দিষ্ট করুন।
- কার্যক্রম: যদি বিদেশী মুদ্রার সরবরাহকারীর সাথে কাজ করছেন, এই চালানের জন্য প্রযোজ্য বিনিময় হার প্রবেশ করুন।
বর্ণনা
- বর্ণনা: এই চালানের জন্য একটি ঐচ্ছিক বর্ণনা প্রদান করুন।
- কার্য: যে কোনও অতিরিক্ত বিবরণ বা নোট প্রবেশ করুন যা সহায়ক হতে পারে।
লাইন আইটেম বিভাগ
লাইনগুলি বিভাগে, আপনি একটি বা একাধিক লাইন আইটেম যোগ করে চালানটি বিশ্লেষণ করতে পারেন। প্রতিটি লাইন আইটেমে নিম্নলিখিত ক্ষেত্রগুলি অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে:
আইটেম
- বর্ণনা: একটি আইটেম নির্বাচন করুন, যা একটি
ইনভেন্টরি আইটেম অথবা একটি নন-ইনভেন্টরি আইটেম হতে পারে। এই ক্ষেত্রটি প্রযোজ্য হলে খালি রাখা যেতে পারে।
- কর্ম: ড্রপডাউন তালিকা থেকে উপযুক্ত আইটেমটি নির্বাচন করুন অথবা ফাঁকা রেখে দিন।
হিসাব
- বর্ণনা: আপনার
হিসাবের খাত সমূহের তালিকা থেকে একটি হিসাব নির্বাচন করে খরচটি শ্রেণীবদ্ধ করুন।
- যদি একটি
আইটেম নির্বাচন করা হয়, তবে হিসাব ক্ষেত্রটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আইটেমের সেটিংসের ভিত্তিতে পূরণ হয়।
- আপনি খরচটি সঠিকভাবে শ্রেণীবদ্ধ করার জন্য বিভিন্ন হিসাব থেকে নির্বাচন করতে পারেন।
- ক্রিয়া:
- নিয়মিত খরচের জন্য (যেমন, বিদ্যুৎ), সংশ্লিষ্ট খরচ অ্যাকাউন্ট নির্বাচন করুন যেমন
বিদ্যুৎ।
- সম্পদ ক্রয়ের জন্য,
স্থায়ী সম্পদের খরচ অ্যাকাউন্ট নির্বাচন করুন এবং তারপর নির্দিষ্ট স্থায়ী সম্পদ নির্বাচন করুন যদি এটি প্রযোজ্য হয়।
উদাহরণসমূহ:
একটি খরচ শ্রেণীভুক্ত করা:
বিদ্যুৎ বিলের জন্য বিদ্যুৎ ব্যয়ের অ্যাকাউন্ট নির্বাচন করুন।
স্থায়ী সম্পদ কেনা:
খরচে স্থায়ী সম্পদ অ্যাকাউন্ট নির্বাচন করুন এবং নির্দিষ্ট স্থায়ী সম্পদ নির্বাচন করুন।
বর্ণনা (লাইন আইটেম)
- বর্ণনা: লাইন আইটেমের জন্য একটি বর্ণনা প্রবেশ করুন।
- নোট: এই কলামটি শুধুমাত্র তখনই দৃশ্যমান হয় যখন
কলাম - বর্ণনা বিকল্পটি সক্ষম করা হয়।
- কর্ম: প্রয়োজনীয় অনুসারে লাইনের আইটেমের বিস্তারিত তথ্য যুক্ত করুন।
অতিরিক্ত অপশনগুলো
লাইন আইটেমগুলোর নিচে, ইনভয়েসটি কীভাবে প্রক্রিয়া করা হবে এবং প্রদর্শিত হবে তা কাস্টমাইজ করার জন্য কয়েকটি বিকল্প রয়েছে:
কলাম - লাইন নম্বর
- বর্ণনা: প্রতিটি লাইন আইটেমের পাশে লাইন নম্বর দেখান।
- কর্ম: বিলের ওপর লাইন নম্বরগুলি অন্তর্ভুক্ত করতে এই বিকল্পটি চেক করুন।
কলাম - বর্ণনা
- বর্ণনা: লাইন আইটেমগুলোর জন্য বর্ণনা কলাম প্রদর্শন করুন।
- ক্রিয়া:
বর্ণনা কলাম সক্রিয় করতে এই বিকল্পটি চেক করুন।
কলাম - ছাড়
- বর্ণনা: একক লাইনের আইটেমে ছাড় প্রযোজ্য হতে দেওয়া।
- ক্রিয়া: এই অপশনটি চেক করুন একটি
ছাড় কলাম লাইন আইটেমগুলিতে добавить করতে।
ট্যাক্স অন্তর্ভুক্ত পরিমাণ
- বর্ণনা: দেখান যে প্রবেশকৃত পরিমাণগুলো করসহ।
- অ্যাকশন: যদি লাইনে আইটেমের পরিমাণে কর অন্তর্ভুক্ত থাকে তবে এই বিকল্পটি চেক করুন।
রোকা কর
- বর্ণনা: সরবরাহকারীকে প্রদত্ত অর্থের উপর উৎসে কর প্রয়োগ করুন।
- ক্রিয়া: এই বিকল্পটি চেক করুন যদি আপনাকে পেমেন্ট থেকে কর withholding করতে হয়।
লুকান - বাকি ব্যালেন্স
- বর্ণনা: মুদ্রিত বিলের উপর বাকি পরিমাণ লুকান।
- কর্ম: এই বিকল্পটি নির্বাচন করুন যাতে ইনভইসের প্রিন্টআউট থেকে বাকি অর্থ বাদ দেওয়া হয়।
ট্যাক্স আমাউন্ট কলাম দেখান
- বর্ণনা: প্রতিটি লাইনের আইটেমের জন্য করের পরিমাণ প্রদর্শন করুন।
- অ্যাকশন: প্রতিটি লাইন আইটেমের পাশে একটি
কর পরিমাণ কলাম অন্তর্ভুক্ত করতে এই অপশনটি চেক করুন।
এটি পণ্যের পত্রক হিসেবেও কাজ করে
- বর্ণনা: এই চালানটি বিতরণ করা স্টকের সামগ্রীর জন্য একটি পণ্য গ্রহণ হিসাবে ব্যবহার করুন।
- ক্রিয়া: এই বিকল্পটি চেক করুন যদি ইনভেন্টরি আইটেমসমূহ একই সময়ে ইনভয়েসের সাথে গ্রহণ করা হয়।
ফুটার
- বর্ণনা: মুদ্রিত চালানটির জন্য একটি কাস্টম ফুটার যোগ করুন।
- কর্ম: এই বিকল্পটি চেক করুন ইনভয়েসে একটি ফুটার সেকশন অন্তর্ভুক্ত করতে।
বন্ধ করা ইনভয়েস
- বর্ণনা: ইনভয়েসটি আর্কাইভ করুন যাতে এটি আর ড্রপডাউন মেনুতে প্রদর্শিত না হয়।
- কার্য: এই অপশনটি চেক করুন ইনভয়েসটি বন্ধ হিসেবে চিহ্নিত করতে, সাধারণত ব্যবহার করা হয় যখন ইনভয়েসটি সম্পূর্ণরূপে পরিশোধিত হয়েছে।
চূড়ান্ত বিল তৈরি করা
প্রয়োজনীয় সমস্ত তথ্য প্রবেশ করার পরে:
- তথ্যগুলোর সঠিকতা নিশ্চিত করতে বিস্তারিত পর্যালোচনা করুন।
- মূল্যপত্র সংরক্ষণ করতে
তৈরি করুন বা আপডেট করুন তে ক্লিক করুন।
ক্রয় চালান ব্যবহার করার টিপস
- নিরবচ্ছিন্ন শ্রেণীবিভাগ: খরচগুলি সঠিকভাবে শ্রেণীবদ্ধ করার জন্য নিশ্চিত করুন যাতে সঠিক আর্থিক রেকর্ড বজায় থাকে।
- সরবরাহকারী ব্যবস্থাপনা: সব সরবরাহকারীর নামের তালিকা নিয়মিত আপডেট করুন।
- মুদ্রার পরিচালনা: বিদেশী মুদ্রার সরবরাহকারীদের সাথে কাজ করলে বিনিময় হার সম্পর্কে আপডেট থাকুন।
- মালপত্র ট্র্যাকিং: আইটেম গ্রহণের সময় ইনভেন্টরি ব্যবস্থাপনা সহজতর করতে
এছাড়াও পণ্য রসদ হিসেবে কাজ করে বিকল্পটি ব্যবহার করুন।
- পেমেন্ট ট্র্যাকিং: বকেয়া পেমেন্টগুলি পর্যবেক্ষণ এবং নগদ প্রবাহ পরিচালনার জন্য
নিশ্চিত তারিখ এবং বন্ধ ইনভয়েস বিকল্পগুলি ব্যবহার করুন।
অতিরিক্ত সম্পদ
এই নির্দেশিকা অনুসরণ করে, আপনি Manager.io-তে আপনার ক্রয় চালানগুলি কার্যকরভাবে পরিচালনা করতে পারেন, সঠিক আর্থিক রেকর্ড এবং কার্যকর সরবরাহকারী সম্পর্ক নিশ্চিত করতে।