Formulir Ubah Pelanggan di Manager.io adalah tempat di mana pelanggan baru dibuat dan yang sudah ada dimodifikasi. Formulir ini mencakup beberapa kolom yang memungkinkan informasi pelanggan yang rinci dan penyesuaian bagaimana transaksi ditangani untuk setiap pelanggan. Di bawah ini adalah penjelasan setiap kolom dan tujuannya.
Masukkan nama pelanggan. Ini adalah kolom wajib yang digunakan di seluruh sistem untuk mengidentifikasi pelanggan.
Opsional, masukkan kode pelanggan. Kode pelanggan memungkinkan pencarian pelanggan berdasarkan kode atau nama dalam menu dropdown di mana pemilihan pelanggan diperlukan. Ini berguna untuk pemilihan cepat atau ketika beberapa pelanggan memiliki nama yang mirip.
Atur batas kredit total untuk seberapa banyak pelanggan dapat membeli dengan kredit. Ini adalah kolom opsional. Untuk melihat sisa kredit yang tersedia sebelum membuat faktur baru, pastikan kolom Kredit Tersedia diaktifkan di tab Pelanggan. Ini membantu mengelola risiko kredit terhadap pelanggan.
Tentukan mata uang asing untuk pelanggan yang beroperasi dalam mata uang yang berbeda dari mata uang dasar Anda. Secara default, semua akun pelanggan menggunakan mata uang dasar Anda. Ketika mata uang asing dipilih, semua transaksi untuk pelanggan tersebut—seperti penawaran, pesanan, faktur, dan nota kredit—akan dikeluarkan dalam mata uang itu. Opsi ini hanya muncul jika mata uang asing telah dibuat dalam sistem.
Masukkan alamat penagihan pelanggan. Alamat ini akan otomatis diisi pada faktur, pesanan, kutipan, atau nota kredit baru untuk pelanggan ini, menghemat waktu dan memastikan konsistensi.
Jika tab Surat Jalan sedang digunakan, masukkan alamat pengiriman pelanggan di sini. Alamat ini akan secara otomatis terisi di surat jalan baru untuk pelanggan ini.
Masukkan alamat surel pelanggan. Informasi ini akan otomatis terisi saat mengirim email kepada pelanggan langsung dari Manager.
Jika Divisi diaktifkan dalam bisnis, tetapkan pelanggan ke divisi tertentu. Ini membantu dalam melacak aktivitas dan transaksi pelanggan pada tingkat divisi. Opsi ini tidak akan muncul jika tidak ada divisi yang disetup.
Jika akun kontrol kustom untuk Piutang digunakan, pilih akun kontrol terkait untuk pelanggan ini. Ini memungkinkan pengelompokan piutang dalam neraca berdasarkan kategori yang berbeda. Opsi ini tidak terlihat jika akun kontrol kustom tidak digunakan.
Tetapkan tanggal jatuh tempo default untuk setiap pelanggan saat menggunakan tab Faktur Penjualan. Ini sangat berguna untuk pelanggan dengan syarat kredit yang bervariasi. Jika semua pelanggan memiliki syarat kredit yang sama, pertimbangkan untuk menggunakan default formulir pada faktur penjualan untuk mengonfigurasi syarat kredit default sekali, daripada menetapkannya untuk setiap pelanggan secara individu.
Tetapkan tarif per jam default untuk setiap pelanggan saat menggunakan tab Tarif Waktu yang Dapat Ditagih. Ini bermanfaat ketika mengenakan tarif yang berbeda kepada pelanggan yang berbeda. Jika semua pelanggan dikenakan tarif per jam yang sama, gunakan default formulir pada tarif waktu yang dapat ditagih untuk menetapkan tarif per jam default universal.
Tandai pelanggan sebagai tidak aktif untuk mencegah mereka muncul di menu dropdown di seluruh sistem. Ini berguna untuk pelanggan yang sudah tidak aktif, tetapi data historisnya perlu dipertahankan.
Bergantung pada kebutuhan bisnis Anda, Anda dapat mengumpulkan informasi tambahan tentang pelanggan dengan mengatur kolom kustomisasi. Kolom kustomisasi dapat ditambahkan untuk menangkap data spesifik yang unik untuk proses bisnis Anda. Lihat panduan Kolom Kustomisasi untuk informasi lebih lanjut tentang cara membuat dan menggunakan kolom kustomisasi.
Jika seorang pelanggan juga merupakan pemasok, buat catatan terpisah di bawah tab Pelanggan dan Pemasok. Ini memastikan bahwa transaksi dikategorikan dan dicatat dengan benar dalam sistem.
Dalam situasi tukar menukar di mana faktur penjualan yang belum dibayar harus mengimbangi faktur pembelian yang belum dibayar, Anda memiliki dua opsi:
Menggunakan Nota Kredit dan Nota Debet:
Menggunakan Penjurnalan:
Piutang (untuk mengurangi jumlah yang terutang oleh pelanggan) dan debit akun Utang (untuk mengurangi jumlah yang terutang kepada pemasok).Metode-metode ini secara efektif mengimbangi jumlah yang terutang antara akun pelanggan dan pemasok, mencerminkan transaksi barter secara akurat dalam catatan akuntansi Anda.
Dengan memanfaatkan formulir Ubah Pelanggan dan berbagai field-nya secara efektif, Anda dapat mengelola informasi pelanggan dengan lebih efisien dan menyesuaikan sistem untuk memenuhi kebutuhan bisnis spesifik Anda.