Faktur Pembelian — Ubah

Formulir Faktur Pembelian di Manager.io memungkinkan Anda untuk menambahkan dan mengelola faktur yang diterima dari pemasok Anda. Panduan ini memberikan penjelasan detail tentang setiap bidang dan opsi dalam formulir Faktur Pembelian untuk membantu Anda mencatat dan melacak faktur pemasok Anda dengan akurat.

Mengakses Formulir Faktur Pembelian

Untuk membuat atau mengedit faktur pembelian:

1. Navigasikan ke tab Faktur Pembelian di sidebar kiri.
2. Klik Faktur Pembelian Baru untuk membuat faktur baru atau pilih faktur yang ada untuk mengeditnya.

Bidang dalam Formulir Faktur Pembelian

Tanggal Terbit

• Deskripsi: Masukkan tanggal ketika pemasok menerbitkan faktur.
• Tindakan: Masukkan tanggal faktur seperti yang diberikan oleh pemasok Anda.

Tanggal Jatuh Tempo

• Deskripsi: Tentukan tanggal ketika faktur pemasok jatuh tempo untuk pembayaran.
• Tindakan: Masukkan tanggal jatuh tempo pembayaran untuk melacak tenggat waktu pembayaran.

Referensi

• Deskripsi: Masukkan nomor referensi atau nomor faktur seperti yang tertera di faktur pemasok.
• Tindakan: Masukkan nomor faktur pemasok untuk memudahkan identifikasi.

Pemasok

• Deskripsi: Pilih pemasok yang mengeluarkan faktur.
• Tindakan: Pilih pemasok dari daftar dropdown. Daftar ini mencakup semua pemasok yang dibuat di bawah tab Pemasok.

Penawaran Pembelian

• Deskripsi: Kaitkan kutipan pembelian dengan faktur ini jika berlaku.
• Tindakan: Pilih Penawaran Pembelian yang relevan dari daftar dropdown. Penawaran pembelian dapat dibuat di bawah tab Penawaran Pembelian.

Pesanan Pembelian

• Deskripsi: Tautkan pesanan pembelian ke faktur ini jika berlaku.
• Tindakan: Pilih Pesanan Pembelian yang relevan dari daftar dropdown. Pesanan pembelian dapat dibuat di bawah tab Pesanan Pembelian.

Tingkat Pertukaran

• Deskripsi: Sebutkan nilai tukar jika pemasok menggunakan mata uang asing.
• Tindakan: Jika berurusan dengan pemasok mata uang asing, masukkan nilai tukar yang berlaku untuk faktur ini.

Deskripsi

• Deskripsi: Berikan deskripsi opsional untuk faktur ini.
• Aksi: Masukkan rincian atau catatan tambahan yang mungkin bermanfaat.

Bagian Item

Di bagian Baris, Anda dapat merinci faktur dengan menambahkan satu atau lebih item baris. Setiap item baris dapat mencakup bidang berikut:

Barang/Jasa

• Deskripsi: Pilih sebuah barang, yang dapat merupakan Persediaan Barang atau Barang/Jasa Non-Persediaan. Kolom ini dapat dibiarkan kosong jika tidak berlaku.
• Tindakan: Pilih item yang sesuai dari daftar dropdown atau biarkan kosong.

Akun

• Deskripsi: Kategorikan pengeluaran dengan memilih Akun dari Bagan Akun.
  • Jika Barang/Jasa dipilih, kolom Akun akan secara otomatis terisi berdasarkan pengaturan barang/jasa tersebut.
  • Anda dapat memilih dari berbagai akun untuk mengkategorikan pengeluaran dengan tepat.
• Tindakan:
  • Untuk biaya rutin (misalnya, biaya listrik), pilih rekening biaya yang sesuai seperti Biaya Listrik.
  • Untuk pembelian aset, pilih rekening Aset Tetap pada Biaya dan kemudian pilih Aset Tetap yang spesifik jika berlaku.

Contoh:

Kategorisasi Pengeluaran:

Pilih akun biaya Biaya Listrik untuk tagihan listrik.

Membeli Aset Tetap:

Pilih akun Aset Tetap dan pilih Aset Tetap yang spesifik.

Deskripsi (Barang/Jasa)

• Deskripsi: Masukkan deskripsi untuk item baris.
• Catatan: Nama Kolom ini hanya terlihat jika opsi Nama Kolom - Deskripsi diaktifkan.
• Tindakan: Berikan rincian tentang item baris sesuai kebutuhan.

Opsi Tambahan

Di bawah item baris, terdapat beberapa opsi untuk menyesuaikan bagaimana faktur diproses dan ditampilkan:

Nama Kolom - Nomor Baris

• Deskripsi: Tampilkan nomor baris di samping setiap item baris.
• Tindakan: Centang opsi ini untuk menyertakan nomor garis pada faktur.

Nama Kolom - Deskripsi

• Deskripsi: Tampilkan kolom deskripsi untuk item baris.
• Aksi: Centang opsi ini untuk mengaktifkan kolom Deskripsi.

Nama Kolom - Diskon

• Deskripsi: Izinkan diskon diterapkan pada item baris individu.
• Tindakan: Centang opsi ini untuk menambahkan kolom Diskon pada item baris.

Jumlah Termasuk Pajak

• Deskripsi: Menunjukkan bahwa jumlah yang dimasukkan termasuk pajak.
• tindakan: Centang opsi ini jika jumlah item dalam garis termasuk pajak.

Pajak Pemotongan

• Deskripsi: Terapkan pajak pemotongan pada pembayaran kepada pemasok.
• Tindakan: Centang opsi ini jika Anda diharuskan untuk memotong pajak dari pembayaran.

Sembunyikan - Saldo Terutang

• Deskripsi: Sembunyikan jumlah saldo terutang pada faktur yang dicetak.
• Tindakan: Centang opsi ini untuk menghilangkan saldo yang terutang dari cetakan faktur.

Tampilkan Nama Kolom Jumlah Pajak

• Deskripsi: Tampilkan jumlah pajak untuk setiap item baris.
• Tindakan: Centang opsi ini untuk menyertakan kolom Jumlah Pajak di samping setiap item.

Juga Berfungsi Sebagai Penerimaan Barang

• Deskripsi: Gunakan faktur ini sebagai bukti penerimaan barang untuk item inventaris yang dikirim.
• Tindakan: Centang opsi ini jika barang persediaan diterima bersamaan dengan faktur.

Catatan Kaki

• Deskripsi: Tambahkan footer kustom ke faktur yang dicetak.
• Tindakan: Centang opsi ini untuk menyertakan bagian footer pada faktur.

Faktur Ditutup

• Deskripsi: Arsipkan faktur sehingga tidak lagi muncul di menu dropdown.
• Tindakan: Centang opsi ini untuk menandai faktur sebagai ditutup, biasanya digunakan ketika faktur telah dibayar penuh.

Menyelesaikan Faktur

Setelah memasukkan semua informasi yang diperlukan:

1. Tinjau detailnya untuk memastikan akurasi.
2. Klik Buat atau Perbarui untuk menyimpan faktur.

Tip untuk Menggunakan Faktur Pembelian

• Kategorisasi yang Konsisten: Pastikan bahwa pengeluaran dikategorikan secara konsisten untuk mempertahankan catatan keuangan yang akurat.
• Manajemen Pemasok: Perbarui daftar Pemasok Anda secara teratur untuk melacak semua vendor.
• Pendidikan Kurs: Tetap up-to-date dengan nilai tukar jika berurusan dengan pemasok mata uang asing.
• Pelacakan Inventaris: Gunakan opsi Juga Berfungsi Sebagai Penerimaan Barang untuk memperlancar pengelolaan inventaris saat menerima barang.
• Pelacakan Pembayaran: Gunakan opsi Tanggal Jatuh Tempo dan Faktur Ditutup untuk memantau pembayaran yang tertunggak dan mengelola arus kas.

Sumber Daya Tambahan

• Pemasok: Lihat Panduan Pemasok untuk informasi lebih lanjut tentang mengelola pemasok.
• Penawaran Pembelian: Pelajari cara membuat penawaran pembelian di Panduan Penawaran Pembelian.
• Pesanan Pembelian: Untuk detail tentang pesanan pembelian, lihat Panduan Pesanan Pembelian.
• Manajemen Persediaan: Panduan Persediaan Barang memberikan wawasan tentang pengelolaan persediaan.
• Bagan Akun: Kunjungi Panduan Bagan Akun untuk memahami cara mengatur dan menggunakan akun.

---

Dengan mengikuti panduan ini, Anda dapat mengelola faktur pembelian Anda di Manager.io dengan efektif, memastikan catatan keuangan yang akurat dan hubungan yang efisien dengan pemasok.