ใบแจ้งหนี้การซื้อ — แก้ไข
แบบฟอร์ม ใบแจ้งหนี้การซื้อ ใน Manager.io ช่วยให้คุณเพิ่มและจัดการใบแจ้งหนี้ที่ได้รับจากผู้จัดจำหน่ายของคุณ คู่มือนี้มีการอธิบายรายละเอียดการใช้งานในแต่ละฟิลด์และตัวเลือกภายในแบบฟอร์มใบแจ้งหนี้การซื้อ เพื่อช่วยให้คุณบันทึกและติดตามใบแจ้งหนี้จากผู้จัดจำหน่ายได้อย่างถูกต้อง
การเข้าถึงแบบฟอร์มใบแจ้งหนี้การซื้อ
สร้างหรือแก้ไขใบกำกับสินค้าซื้อ:
- ไปที่แท็บ
ใบแจ้งหนี้การซื้อ ในแถบด้านข้างซ้าย.
- คลิกที่
ใบแจ้งหนี้การซื้อใหม่ เพื่อสร้างใบแจ้งหนี้ใหม่หรือเลือกใบแจ้งหนี้ที่มีอยู่เพื่อแก้ไข
ฟิลด์ในแบบฟอร์มใบแจ้งหนี้การซื้อ
วันที่ออกใบแจ้งหนี้
- คำอธิบาย: ป้อนวันที่เมื่อผู้จำหน่ายออกใบแจ้งหนี้
- การดำเนินการ: ป้อนวันที่ใบแจ้งหนี้ตามที่ซัพพลายเออร์ของคุณให้มา.
กำหนดส่ง
- คำอธิบาย: ระบุวันที่ที่ใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่ายถึงกำหนดชำระเงิน.
- การดำเนินการ: ป้อนวันครบกำหนดการชำระเงินเพื่อติดตามเส้นตายการชำระเงิน.
อ้างอิง
- คำอธิบาย: ใส่หมายเลขอ้างอิงหรือหมายเลขใบแจ้งหนี้ตามที่แสดงบนใบแจ้งหนี้ของผู้จัด供应.
- การดำเนินการ: ป้อนหมายเลขใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่ายเพื่อให้ระบุได้ง่าย.
ผู้จัดจำหน่าย
- คำอธิบาย: เลือกซัพพลายเออร์ที่ออกใบแจ้งหนี้
- การกระทำ: เลือกผู้จัดจำหน่ายจากรายการแบบเลื่อนลง รายการนี้รวมถึงผู้จัดจำหน่ายทั้งหมดที่สร้างขึ้นภายใต้แท็บ
ผู้จัดจำหน่าย
ใบเสนอราคาการซื้อ
- คำอธิบาย: เชื่อมโยงใบเสนอราคาการซื้อกับใบแจ้งหนี้นี้หากมีความเกี่ยวข้อง
- การกระทำ: เลือก
ใบเสนอราคาการซื้อ ที่เกี่ยวข้องจากรายการดรอปดาวน์ ใบเสนอราคาการซื้อสามารถสร้างได้ภายใต้แท็บ ใบเสนอราคาการซื้อ
ใบสั่งซื้อ
- คำอธิบาย: เชื่อมโยงใบสั่งซื้อกับใบแจ้งหนี้นี้หากใช้ได้
- การดำเนินการ: เลือก
ใบสั่งซื้อ ที่เกี่ยวข้องจากรายการดรอปดาวน์ ใบสั่งซื้อสามารถสร้างได้ภายใต้แท็บ ใบสั่งซื้อ
อัตราแลกเปลี่ยน
- คำอธิบาย: ระบุอัตราแลกเปลี่ยนถ้าผู้จัดส่งใช้สกุลเงินต่างประเทศ.
- การดำเนินการ: หากมีการจัดการกับซัพพลายเออร์ที่ใช้สกุลเงินต่างประเทศ ให้กรอกอัตราแลกเปลี่ยนที่ใช้ได้สำหรับใบแจ้งหนี้นี้
คำอธิบาย
- คำอธิบาย: โปรดระบุคำอธิบายเพิ่มเติมสำหรับใบแจ้งหนี้นี้.
- การกระทำ: ป้อนรายละเอียดหรือหมายเหตุเพิ่มเติมที่อาจเป็นประโยชน์
ส่วนรายการสิ่งของ
ในส่วน บรรทัด คุณสามารถระบุใบแจ้งหนี้โดยการเพิ่มรายการบรรทัดหนึ่งหรือหลายรายการ รายการบรรทัดแต่ละรายการสามารถรวมฟิลด์ต่อไปนี้:
รายการสิ่งของ
- คำอธิบาย: เลือกรายการสิ่งของ ที่สามารถเป็น
สินค้าคงคลัง หรือ รายการสิ่งของที่ไม่ใช่สินค้าคงคลัง ฟิลด์นี้สามารถเว้นว่างไว้ได้หากไม่เกี่ยวข้อง.
- การดำเนินการ: เลือกไอเท็มที่เหมาะสมจากรายการแบบเลื่อนลงหรือละไว้ให้ว่าง.
บัญชี
- คำอธิบาย: จัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายโดยการเลือกบัญชีจาก
ผังบัญชี ของคุณ
- หากเลือก
รายการสิ่งของ ฟิลด์ บัญชี จะถูกเติมข้อมูลโดยอัตโนมัติตามการตั้งค่าของรายการนั้น
- คุณสามารถเลือกจากหลายบัญชีเพื่อจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายได้อย่างถูกต้อง
- การดำเนินการ:
- สำหรับค่าใช้จ่ายปกติ (เช่น ไฟฟ้า) ให้เลือกบัญชีค่าใช้จ่ายที่ соответств соответств เช่น
ไฟฟ้า.
- สำหรับการซื้อสินทรัพย์ ให้เลือกบัญชี
สินทรัพย์ถาวรที่มีต้นทุน และเลือก สินทรัพย์ถาวร ที่เฉพาะเจาะจงหากมี.
ตัวอย่าง:
การจัดประเภทค่าใช้จ่าย:
เลือกบัญชีค่าใช้จ่าย ไฟฟ้า สำหรับบิลไฟฟ้า
การซื้อสินทรัพย์ถาวร:
เลือกบัญชี สินทรัพย์ถาวรที่ต้นทุน และเลือก สินทรัพย์ถาวร ที่เฉพาะเจาะจง
คำอธิบาย (รายการสิ่งของ)
- คำอธิบาย: ป้อนคำอธิบายสำหรับรายการสินค้า.
- หมายเหตุ: แถวในแนวตั้งนี้จะแสดงผลเฉพาะเมื่อมีการเปิดใช้งานตัวเลือก
แถวในแนวตั้ง - คำอธิบาย
- การดำเนินการ: ให้รายละเอียดเกี่ยวกับรายการตามต้องการ
ตัวเลือกเพิ่มเติม
ด้านล่างรายการสินค้า มีตัวเลือกหลายอย่างให้ปรับแต่งวิธีการจัดการและแสดงใบแจ้งหนี้:
แถวในแนวตั้ง - หมายเลขแถว
- คำอธิบาย: แสดงหมายเลขบรรทัดข้างๆ รายการแต่ละรายการ。
- การดำเนินการ: ติ๊กช่องนี้เพื่อรวมหมายเลขบรรทัดในใบแจ้งหนี้.
แถวในแนวตั้ง - คำอธิบาย
- คำอธิบาย: แสดงคอลัมน์คำอธิบายสำหรับรายการทั้งหลาย.
- การกระทำ: ทำเครื่องหมายในตัวเลือกนี้เพื่อเปิดใช้งานคอลัมน์
คำอธิบาย
แถวในแนวตั้ง - ส่วนลด
- คำอธิบาย: อนุญาตให้มีการใช้ส่วนลดกับรายการแต่ละรายการ
- การกระทำ: ตรวจสอบตัวเลือกนี้เพื่อเพิ่มคอลัมน์
ส่วนลด ในรายการสินค้า
รวมภาษีแล้ว
- คำอธิบาย: ระบุว่าจำนวนเงินที่กรอกเป็นราคาที่รวมภาษีแล้ว
- การดำเนินการ: ตรวจสอบตัวเลือกนี้หากจำนวนรายการรวมภาษีแล้ว
ภาษีหัก ณ ที่จ่าย
- คำอธิบาย: ใช้ภาษีหัก ณ ที่จ่ายกับการชำระเงินให้ผู้จำหน่าย.
- การทำงาน: ตรวจสอบตัวเลือกนี้ถ้าคุณจำเป็นต้องหักภาษีจากการชำระเงิน
ซ่อน - ยอดค้างชำระ
- คำอธิบาย: ซ่อนยอดเงินที่ต้องชำระในใบแจ้งหนี้ที่พิมพ์ออกมา.
- การกระทำ: ตรวจสอบตัวเลือกนี้เพื่อข้ามยอดคงเหลือที่ต้องชำระจากการพิมพ์ใบแจ้งหนี้.
แสดงแถวในแนวตั้งจำนวนภาษี
- คำอธิบาย: แสดงจำนวนภาษีสำหรับแต่ละรายการ.
- การดำเนินการ: ทำเครื่องหมายในตัวเลือกนี้เพื่อรวมคอลัมน์
จำนวนภาษี ข้างรายการแต่ละรายการ.
ยังทำหน้าที่เป็นการรับสินค้า
- คำอธิบาย: ใช้ใบแจ้งหนี้นี้เป็นใบรับสินค้า สำหรับรายการสินค้าคงคลังที่ส่งมอบ
- การดำเนินการ: ทำเครื่องหมายที่ตัวเลือกนี้หากสินค้าคงคลังถูกจัดส่งในเวลาเดียวกับใบแจ้งหนี้
ท้ายเอกสาร
- คำอธิบาย: เพิ่มฟุตเตอร์ที่กำหนดเองลงในใบแจ้งหนี้ที่พิมพ์
- การดำเนินการ: ตรวจสอบตัวเลือกนี้เพื่อรวมส่วนท้ายในใบแจ้งหนี้
ใบแจ้งหนี้ที่ปิดแล้ว
- คำอธิบาย: เก็บบิลเพื่อให้มันไม่ปรากฏในเมนูแบบเลื่อนลงอีกต่อไป
- การกระทำ: ตรวจสอบตัวเลือกนี้เพื่อทำเครื่องหมายว่าใบแจ้งหนี้ได้ปิดแล้ว ซึ่งมักถูกใช้เมื่อใบแจ้งหนี้ได้รับการชำระเงินเต็มจำนวนแล้ว
การสรุปใบแจ้งหนี้
หลังจากกรอกข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดแล้ว:
- ตรวจสอบรายละเอียดเพื่อให้แน่ใจว่าถูกต้อง
- คลิก
Create หรือ Update เพื่อบันทึกใบแจ้งหนี้
เคล็ดลับในการใช้ใบแจ้งหนี้การซื้อ
- การจัดประเภทที่สอดคล้องกัน: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าค่าใช้จ่ายถูกจัดประเภทอย่างสม่ำเสมอเพื่อรักษาบันทึกทางการเงินที่ถูกต้อง
- การจัดการผู้จัดจำหน่าย: อัปเดต
ผู้จัดจำหน่าย ของคุณเป็นประจำเพื่อติดตามผู้ค้าทั้งหมด.
- การจัดการสกุลเงิน: ให้ทันสมัยกับอัตราแลกเปลี่ยนหากจัดการกับซัพพลายเออร์สกุลเงินต่างประเทศ。
- การติดตามสินค้าคงคลัง: ใช้ตัวเลือก
ยังทำหน้าที่เป็นใบรับสินค้าด้วย เพื่อปรับปรุงการจัดการสินค้าคงคลังเมื่อรับสินค้า
- การติดตามการชำระเงิน: ใช้ตัวเลือก
วันที่ครบกำหนด และ ใบแจ้งหนี้ที่ปิดแล้ว เพื่อติดตามการชำระเงินที่ค้างอยู่และจัดการกระแสเงินสด.
แหล่งข้อมูลเพิ่มเติม
โดยการปฏิบัติตามคู่มือนี้ คุณสามารถจัดการใบแจ้งหนี้ซื้อของคุณใน Manager.io ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้มั่นใจในบันทึกทางการเงินที่ถูกต้องและความสัมพันธ์กับผู้ขายที่มีประสิทธิภาพ