Η φόρμα PaymentRule-Επεξεργασία σας επιτρέπει να δημιουργήσετε έναν νέο κανόνα πληρωμής ή να επεξεργαστείτε έναν υπάρχοντα. Οι κανόνες πληρωμής αυτοματοποιούν την κατηγοριοποίηση των εισαγόμενων τραπεζικών συναλλαγών, εξοικονομώντας σας χρόνο και διασφαλίζοντας συνέπεια στα λογιστικά σας αρχεία.
Αυτός ο οδηγός εξηγεί πώς να χρησιμοποιήσετε τη φόρμα PaymentRule-Επεξεργασία και περιγράφει κάθε ένα από τα πεδία και τις διαθέσιμες επιλογές.
Όταν επεξεργάζεστε ή δημιουργείτε έναν κανόνα πληρωμής, η φόρμα περιέχει αρκετά πεδία που καθορίζουν πώς θα εφαρμόζεται ο κανόνας σε εισαγόμενες τραπεζικές συναλλαγές.
Χρησιμοποιήστε αυτό το πεδίο για να προσδιορίσετε τον τραπεζικό λογαριασμό στον οποίο ισχύει αυτός ο κανόνας πληρωμής. Εάν θέλετε ο κανόνας να ισχύει για έναν συγκεκριμένο τραπεζικό λογαριασμό, επιλέξτε τον από τη λίστα. Εάν αφήσετε αυτό το πεδίο κενό, ο κανόνας πληρωμής θα ταιριάζει με συναλλαγές από οποιονδήποτε τραπεζικό λογαριασμό.
Αυτό το πεδίο σας επιτρέπει να αντιστοιχίσετε τον κανόνα πληρωμής σε ένα συγκεκριμένο ποσό. Από τη λίστα επιλογών, μπορείτε να επιλέξετε:
Οι εισαγόμενες τραπεζικές συναλλαγές συχνά περιλαμβάνουν μία περιγραφή που παρέχεται από την τράπεζά σας. Εισάγετε μία ή περισσότερες λέξεις-κλειδιά από την περιγραφή της συναλλαγής για να ταιριάξετε αυτόν τον κανόνα πληρωμής. Ο κανόνας θα εφαρμοστεί σε συναλλαγές των οποίων οι περιγραφές περιλαμβάνουν τις καθορισμένες λέξεις-κλειδιά.
Επιλέξτε τον τύπο του Δικαιούχου στον οποίο θα κατηγοριοποιηθεί αυτός ο κανόνας πληρωμής. Αυτό μπορεί να είναι προμηθευτής, πελάτης ή άλλη οντότητα, ανάλογα με το πώς κατατάσσετε τις πληρωμές στο λογιστικό σας σύστημα.
Στην ενότητα Γραμμές, καθορίζετε πώς πρέπει να κατηγοριοποιείται η πληρωμή στους λογαριασμούς σας. Μπορείτε να αναθέσετε ολόκληρη την πληρωμή σε έναν μόνο λογαριασμό ή να χρησιμοποιήσετε το κουμπί Προσθήκη Γραμμής για να διαχωρίσετε την πληρωμή σε πολλούς λογαριασμούς. Αυτό είναι χρήσιμο όταν μια μεμονωμένη συναλλαγή αφορά σε πολλές κατηγορίες εξόδων.
Κάθε γραμμή στην ενότητα Γραμμές περιέχει αρκετές στήλες:
Επιλέξτε το Είδος (π.χ., είδος αποθεμάτων ή υπηρεσία) στο οποίο θα πρέπει να συσχετιστεί αυτός ο κανόνας πληρωμής.
Επιλέξτε τον Λογαριασμό στον πίνακα λογαριασμών σας στον οποίο θα πρέπει να κατηγοριοποιηθεί αυτός ο κανόνας πληρωμής.
Εισάγετε μια γραμμή περιγραφής. Αυτό είναι χρήσιμο όταν χωρίζετε την πληρωμή σε πολλές γραμμές, επιτρέποντάς σας να ορίσετε μια μοναδική περιγραφή για κάθε γραμμή. Σημειώστε ότι αυτή η στήλη είναι ορατή μόνο εάν έχετε επιλέξει την επιλογή Στήλη - Περιγραφή (δείτε παρακάτω).
Εισάγετε την ποσότητα. Αυτό είναι σχετικό όταν ο κανόνας πληρωμής περιλαμβάνει την αγορά αντικειμένων αποθέματος και σας επιτρέπει να καθορίσετε τον αριθμό των μονάδων. Αυτή η στήλη είναι ορατή μόνο αν έχετε επιλέξει την επιλογή Στήλη - Ποσότητα.
Καθορίστε τον τύπο Ποσού για κάθε γραμμή. Αυτή η στήλη είναι ορατή μόνο αν έχετε έναν κανόνα πληρωμής πολλαπλών γραμμών. Σε κάθε γραμμή, μπορείτε να επιλέξετε:
Αν αναμίξετε τις επιλογές Ακριβές Ποσό και Ποσοστό σε διαφορετικές γραμμές, τα ποσοστά θα εφαρμόζονται στο υπόλοιπο μετά την αφαίρεση των ακριβών ποσών από το συνολικό ποσό της συναλλαγής.
Επιλέξτε τον κατάλληλο Φ.Π.Α. για αυτή τη γραμμή. Αυτή η στήλη είναι ορατή μόνο εάν χρησιμοποιείτε κωδικούς Φ.Π.Α. στο λογιστικό σας σύστημα.
Επιλέξτε το Τμήμα στο οποίο θα πρέπει να κατανεμηθεί αυτή η γραμμή. Αυτή η στήλη είναι ορατή μόνο αν χρησιμοποιείτε τμήματα.
Κάτω από την ενότητα Γραμμές, υπάρχουν επιλογές για τον έλεγχο ποιες στήλες θα εμφανίζονται:
Ελέγξτε αυτήν την επιλογή αν θέλετε να εμφανίσετε τη στήλη Περιγραφή στην ενότητα Γραμμές. Αυτό σας επιτρέπει να προσθέσετε μια περιγραφή σε κάθε στοιχείο γραμμής.
Ελέγξτε αυτή την επιλογή αν θέλετε να εμφανίσετε τη στήλη Ποσότητα στην ενότητα Γραμμές. Αυτό είναι χρήσιμο για τον καθορισμό ποσοτήτων όταν ασχολείστε με είδη αποθέματος.
Αφού ρυθμίσετε όλα τα απαραίτητα πεδία και επιλογές, κάντε κλικ στο Δημιουργία ή Ενημέρωση για να αποθηκεύσετε τον κανόνα πληρωμής. Ο κανόνας θα εφαρμοστεί αυτόματα στις εισαγόμενες τραπεζικές συναλλαγές που πληρούν τα καθορισμένα κριτήρια.
Καθορίζοντας αποτελεσματικά τους κανόνες πληρωμών, μπορείτε να απλοποιήσετε τη διαδικασία λογιστικής στο Manager.io, διασφαλίζοντας ότι οι συναλλαγές κατηγοριοποιούνται σωστά με ελάχιστη χειροκίνητη παρέμβαση.