Τιμολόγιο Αγοράς — Επεξεργασία

Η φόρμα του Τιμολογίου Αγοράς στο Manager.io σας επιτρέπει να προσθέτετε και να διαχειρίζεστε τα τιμολόγια που έχετε λάβει από τους προμηθευτές σας. Αυτός ο οδηγός παρέχει μια λεπτομερή καθοδήγηση για κάθε πεδίο και επιλογή εντός της φόρμας Τιμολογίου Αγοράς, προκειμένου να σας βοηθήσει να καταγράφετε και να παρακολουθείτε με ακρίβεια τα τιμολόγια των προμηθευτών σας.

Πρόσβαση στη Φόρμα Τιμολογίου Αγοράς

Για να δημιουργήσετε ή να επεξεργαστείτε μια τιμολόγηση αγοράς:

1. Πλοηγηθείτε στην καρτέλα Τιμολόγια Αγοράς στην αριστερή πλαϊνή μπάρα.
2. Κάντε κλικ στο Νέο Τιμολόγιο Αγοράς για να δημιουργήσετε ένα νέο τιμολόγιο ή επιλέξτε ένα υπάρχον τιμολόγιο για να το επεξεργαστείτε.

Πεδία στη Φόρμα Τιμολογίου Αγοράς

Ημερομηνία Έκδοσης

• Περιγραφή: Εισάγετε την ημερομηνία που ο προμηθευτής εξέδωσε το τιμολόγιο.
• Δράση: Εισάγετε την ημερομηνία τιμολογίου όπως παρέχεται από τον προμηθευτή σας.

Ημερομηνία Λήξης

• Περιγραφή: Καθορίστε την ημερομηνία κατά την οποία η προθεσμία πληρωμής του τιμολογίου προμηθευτή λήγει.
• Ενέργεια: Εισαγάγετε την προθεσμία πληρωμής για να παρακολουθείτε τις προθεσμίες πληρωμής.

Αριθμός

• Περιγραφή: Εισάγετε τον αριθμό αναφοράς ή τον αριθμό τιμολογίου όπως εμφανίζεται στο τιμολόγιο του προμηθευτή.
• Ενέργεια: Εισάγετε τον αριθμό τιμολογίου του προμηθευτή για εύκολη αναγνώριση.

Προμηθευτής

• Περιγραφή: Επιλέξτε τον προμηθευτή που εξέδωσε το τιμολόγιο.
• Δράση: Επιλέξτε τον προμηθευτή από τη λίστα αναδιπλούμενων επιλογών. Αυτή η λίστα περιλαμβάνει όλους τους προμηθευτές που έχουν δημιουργηθεί στην καρτέλα Προμηθευτές.

Προσφορά Προμηθειών

• Περιγραφή: Συσχετίστε μια προσφορά αγοράς με αυτό το τιμολόγιο, εάν είναι εφαρμόσιμο.
• Δράση: Επιλέξτε την κατάλληλη Προσφορά Προμηθειών από τη λίστα επιλογών. Οι προσφορές προμηθειών μπορούν να δημιουργηθούν στην καρτέλα Προσφορές Προμηθειών.

Εντολή Αγοράς

• Περιγραφή: Συνδέστε μια παραγγελία αγοράς με αυτό το τιμολόγιο εάν είναι εφαρμοστέο.
• Ενέργεια: Επιλέξτε την κατάλληλη Εντολή Αγοράς από τη λίστα επιλογών. Οι εντολές αγορών μπορούν να δημιουργηθούν κάτω από την καρτέλα Εντολές Αγοράς.

Συναλλαγματική Ισοτιμία

• Περιγραφή: Καθορίστε την ισοτιμία αν ο προμηθευτής χρησιμοποιεί ξένο νόμισμα.
• Ενέργεια: Εάν συνεργάζεστε με προμηθευτή σε ξένο νόμισμα, εισάγετε την αντίστοιχη συναλλαγματική ισοτιμία για αυτό το τιμολόγιο.

Περιγραφή

• Περιγραφή: Παρέχετε μια προαιρετική περιγραφή για αυτό το τιμολόγιο.
• Δράση: Εισάγετε τυχόν πρόσθετες λεπτομέρειες ή σημειώσεις που μπορεί να είναι χρήσιμες.

Τμήμα Ειδών

Στην ενότητα Γραμμές, μπορείτε να αναλύσετε την τιμολόγηση προσθέτοντας μία ή περισσότερες γραμμές. Κάθε γραμμή μπορεί να περιλαμβάνει τα εξής πεδία:

Είδος

• Περιγραφή: Επιλέξτε ένα είδος, το οποίο μπορεί να είναι ένα Προϊόν Αποθήκης ή ένα Μη Προϊόν Αποθήκης. Αυτό το πεδίο μπορεί να αφεθεί κενό εάν δεν ισχύει.
• Δράση: Επιλέξτε το κατάλληλο στοιχείο από τη λίστα επιλογών ή αφήστε κενό.

Λογαριασμός

• Περιγραφή: Κατηγοριοποιήστε την δαπάνη επιλέγοντας έναν Λογαριασμό από το Λογιστικό Σχέδιο.
  • Εάν έχει επιλεγεί ένα Είδος, το πεδίο Λογαριασμός θα συμπληρωθεί αυτόματα με βάση τις ρυθμίσεις του είδους.
  • Μπορείτε να επιλέξετε από διάφορους λογαριασμούς για να κατηγοριοποιήσετε ακριβώς τη δαπάνη.
• Δράση:
  • Για τακτικά έξοδα (π.χ., ενέργεια), επιλέξτε τον αντίστοιχο λογαριασμό εξόδων όπως Ενέργεια.
  • Για αγορές παγίων, επιλέξτε τον λογαριασμό Πάγια Κόστους και στη συνέχεια επιλέξτε το συγκεκριμένο Πάγιο αν ισχύει.

Παραδείγματα:

Κατηγοριοποίηση μιας Δαπάνης:

Επιλέξτε τον λογαριασμό δαπανών Ενέργειας για έναν λογαριασμό ηλεκτρικής ενέργειας.

Αγορά Παγίου:

Επιλέξτε τον λογαριασμό Πάγια στη Δαπάνη και επιλέξτε το συγκεκριμένο Πάγιο.

Περιγραφή (Είδος)

• Περιγραφή: Εισάγετε μια περιγραφή για το γραμμικό στοιχείο.
• Σημείωση: Αυτή η στήλη είναι ορατή μόνο αν είναι ενεργοποιημένη η επιλογή Στήλη - Περιγραφή.
• Δράση: Παρέχετε λεπτομέρειες σχετικά με το στοιχείο γραμμής κατά την ανάγκη.

Επιπλέον Επιλογές

Κάτω από τις γραμμές, υπάρχουν πολλές επιλογές για να προσαρμόσετε τον τρόπο επεξεργασίας και εμφάνισης του τιμολογίου:

Στήλη - Αριθμός Γραμμής

• Περιγραφή: Εμφάνιση αριθμών γραμμών δίπλα από κάθε στοιχείο γραμμής.
• Ενέργεια: Επιλέξτε αυτή την επιλογή για να συμπεριλάβετε αριθμούς γραμμών στην τιμολόγηση.

Στήλη - Περιγραφή

• Περιγραφή: Εμφανίστε την στήλη περιγραφής για τα στοιχεία γραμμής.
• Ενέργεια: Ελέγξτε αυτή την επιλογή για να ενεργοποιήσετε την στήλη Περιγραφή.

Στήλη - Έκπτωση

• Περιγραφή: Επιτρέψτε την εφαρμογή εκπτώσεων σε μεμονωμένα στοιχειακά είδη.
• Ενέργεια: Ελέγξτε αυτήν την επιλογή για να προσθέσετε μια στήλη Έκπτωση στα είδη γραμμής.

Τα ποσά περιλαμβάνουν φόρο

• Περιγραφή: Δείξτε ότι τα ποσά που καταχωρήθηκαν περιλαμβάνουν φόρο.
• Δράση: Ελέγξτε αυτήν την επιλογή αν τα ποσά των γραμμών περιλαμβάνουν φόρο.

Φόρος παρακράτησης

• Περιγραφή: Εφαρμογή παρακράτησης φόρου στην πληρωμή προς τον προμηθευτή.
• Δράση: Ελέγξτε αυτή την επιλογή αν απαιτείται να παρακρατήσετε φόρο από την πληρωμή.

Απόκρυψη - Υπόλοιπο Οφειλής

• Περιγραφή: Απόκρυψη του ποσού που οφείλεται στην εκτυπωμένη απόδειξη.
• Ενέργεια: Ελέγξτε αυτή την επιλογή για να παραλείψετε το υπόλοιπο που οφείλεται από την εκτύπωση τιμολογίου.

Εμφάνιση Στήλης Ποσού Φόρου

• Περιγραφή: Εμφάνιση του ποσού φόρου για κάθε γραμμή είδους.
• Δράση: Ελέγξτε αυτή την επιλογή για να συμπεριλάβετε μια στήλη Ποσό Φόρου δίπλα σε κάθε στοιχείο γραμμής.

Επίσης λειτουργεί ως παραλαβή αγαθών

• Περιγραφή: Χρησιμοποιήστε αυτήν την τιμολόγηση ως απόδειξη παραλαβής για τα είδη αποθέματος που παραδόθηκαν.
• Δράση: Ελέγξτε αυτήν την επιλογή αν τα προϊόντα αποθήκης παραλαμβάνονται ταυτόχρονα με το τιμολόγιο.

Υποσέλιδο

• Περιγραφή: Προσθέστε μια προσαρμοσμένη υποσέλιδο στην εκτυπωμένη απόδειξη.
• Δράση: Επιλέξτε αυτή την επιλογή για να συμπεριλάβετε μια ενότητα υποσέλιδου στην απόδειξη.

Κλειστό Τιμολόγιο

• Περιγραφή: Αρχειοθετήστε το τιμολόγιο ώστε να μην εμφανίζεται πλέον στα αναπτυσσόμενα μενού.
• Ενέργεια: Ελέγξτε αυτήν την επιλογή για να σημειώσετε το τιμολόγιο ως κλειστό, που χρησιμοποιείται συνήθως όταν το τιμολόγιο έχει πληρωθεί πλήρως.

Ολοκλήρωση του Τιμολογίου

Αφού εισάγετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες:

1. Ελέγξτε τις λεπτομέρειες για να διασφαλίσετε την ακρίβεια.
2. Κάντε κλικ στο Δημιουργία ή Ενημέρωση για να αποθηκεύσετε το τιμολόγιο.

Συμβουλές για τη Χρήση Τιμολογίων Αγοράς

• Συνεπής Κατηγοριοποίηση: Διασφαλίστε ότι οι δαπάνες κατηγοριοποιούνται συνεπώς για να διατηρούνται ακριβείς χρηματοοικονομικοί λογαριασμοί.
• Διαχείριση Προμηθευτών: Ενημερώνετε τακτικά τη λίστα των Προμηθευτών σας για να παρακολουθείτε όλους τους προμηθευτές.
• Διαχείριση Νομισμάτων: Μείνετε ενημερωμένοι για τις συναλλαγματικές ισοτιμίες αν συνεργάζεστε με προμηθευτές ξένου νομίσματος.
• Παρακολούθηση Αποθεμάτων: Χρησιμοποιήστε την επιλογή Επίσης Λειτουργεί Ως Απόδειξη Παραλαβής για να διευκολύνετε τη διαχείριση αποθεμάτων κατά την παραλαβή αντικειμένων.
• Παρακολούθηση Πληρωμών: Χρησιμοποιήστε τις επιλογές Ημερομηνία Λήξης και Κλειστή Τιμολόγηση για να παρακολουθείτε τις ληξιπρόθεσμες πληρωμές και να διαχειρίζεστε τη ροή μετρητών.

Επιπλέον Πόροι

• Προμηθευτές: Ανατρέξτε στον Οδηγό Προμηθευτών για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη διαχείριση προμηθευτών.
• Προσφορές Προμηθειών: Μάθετε πώς να δημιουργείτε προσφορές προμηθειών στον Οδηγό Προσφορών Προμηθειών.
• Εντολές Αγοράς: Για λεπτομέρειες σχετικά με τις εντολές αγορών, δείτε τον Οδηγό Εντολών Αγοράς.
• Διαχείριση Αποθήκης: Ο Οδηγός Προϊόντων Αποθήκης παρέχει πληροφορίες για τη διαχείριση αποθήκης.
• Λογιστικό Σχέδιο: Επισκεφθείτε τον Οδηγό Λογιστικού Σχεδίου για να κατανοήσετε πώς να ρυθμίσετε και να χρησιμοποιήσετε λογαριασμούς.

---

Ακολουθώντας αυτόν τον οδηγό, μπορείτε να διαχειριστείτε αποτελεσματικά τα παραστατικά αγορών σας στο Manager.io, εξασφαλίζοντας ακριβή χρηματοοικονομικά αρχεία και αποτελεσματικές σχέσεις με τους προμηθευτές.