Formularz Faktury zakupowej w Manager.io umożliwia dodawanie i zarządzanie fakturami otrzymanymi od dostawców. Ten przewodnik oferuje szczegółowy opis każdego pola i opcji w formularzu Faktury zakupowej, aby pomóc w dokładnym rejestrowaniu i śledzeniu faktur od dostawców.
Uzyskiwanie dostępu do formularza Faktury zakupowej
Aby utworzyć lub edytować fakturę zakupu:
Przejdź do zakładki Faktury zakupowe w lewym pasku nawigacyjnym.
Kliknij na Nowa faktura zakupowa, aby utworzyć nową fakturę lub wybierz istniejącą fakturę, aby ją edytować.
Pola w formularzu faktury zakupowej
Data wystawienia
Opis: Wprowadź datę, kiedy dostawca wystawił fakturę.
Akcja: Wprowadź datę faktury podaną przez swojego dostawcę.
Termin płatności
Opis: Określ datę, kiedy faktura dostawcy jest wymagalna do zapłaty.
Działanie: Wprowadź termin płatności, aby śledzić terminy płatności.
Numer dokumentu
Opis: Wprowadź numer referencyjny lub numer faktury, jak pokazano na fakturze od dostawcy.
Działanie: Wprowadź numer faktury dostawcy dla łatwej identyfikacji.
Dostawca
Opis: Wybierz dostawcę, który wystawił fakturę.
Akcja: Wybierz dostawcę z listy rozwijanej. Ta lista zawiera wszystkich dostawców utworzonych w zakładce Dostawcy.
Oferta zakupu
Opis: Przypisz ofertę zakupu do tej faktury, jeśli ma to zastosowanie.
Działanie: Wybierz odpowiednią Ofertę zakupu z listy rozwijanej. Oferty zakupu można tworzyć w zakładce Oferty zakupu.
Zamówienie
Opis: Połącz zamówienie zakupu z tą fakturą, jeśli to możliwe.
Działanie: Wybierz odpowiednie Zamówienie z listy rozwijanej. Zamówienia można tworzyć w zakładce Zamówienia.
Kurs wymiany
Opis: Określ kurs wymiany, jeśli dostawca używa waluty obcej.
Akcja: Jeśli masz do czynienia z dostawcą z zagranicy, wprowadź obowiązującą stawkę wymiany dla tej faktury.
Opis
Opis: Podaj opcjonalny opis dla tej faktury.
Działanie: Wprowadź dodatkowe szczegóły lub notatki, które mogą być pomocne.
Sekcja Pozycji
W sekcji Linie możesz szczegółowo wypisać fakturę, dodając jeden lub więcej elementów linii. Każdy element linii może zawierać następujące pola:
Pozycja
Opis: Wybierz pozycję, która może być Pozycją Zapasów lub Pozycją Nie Zapasów. To pole można pozostawić puste, jeśli nie dotyczy.
Akcja: Wybierz odpowiedni element z listy rozwijanej lub pozostaw puste.
Konto
Opis: Skategoryzuj wydatek, wybierając konto z twojego Planu kont.
Jeśli wybrano Pozycję, pole Konto jest automatycznie wypełniane na podstawie ustawień pozycji.
Możesz wybierać spośród różnych kont, aby dokładnie skategoryzować wydatek.
Akcja:
W przypadku regularnych wydatków (np. elektryczność) wybierz odpowiednie konto wydatków, takie jak Elektryczność.
W przypadku zakupu aktywów wybierz konto Środki trwałe według kosztu, a następnie wybierz konkretny Środek trwały, jeśli dotyczy.
Przykłady:
Kategoryzowanie wydatku:
Wybierz konto wydatków na Elektryczność dla rachunku za elektryczność.
Elektryczność
Zakup środka trwałego:
Wybierz konto Środki trwałe w kosztach i wybierz konkretny Środek trwały.
Środki trwałe, po cenie zakupu
Środek trwały
Opis (Pozycja)
Opis: Wprowadź opis dla pozycji.
Uwaga: Ta klumna jest widoczna tylko wtedy, gdy opcja Klumna - Opis jest włączona.
Działanie: Podaj szczegóły dotyczące pozycji, jeśli to konieczne.
Dodatkowe opcje
Poniżej pozycji na fakturze znajdują się różne opcje umożliwiające dostosowanie sposobu przetwarzania i wyświetlania faktury:
Klumna - Numer Linii
Opis: Pokaż numery linii obok każdego elementu.
Działanie: Zaznacz tę opcję, aby dołączyć numery linii na fakturze.
Klumna - Opis
Opis: Wyświetl kolumnę opisu dla pozycji.
Działanie: Zaznacz tę opcję, aby włączyć kolumnę Opis.
Klumna - Rabat
Opis: Zezwól na stosowanie rabatów do poszczególnych pozycji.
Akcja: Zaznacz tę opcję, aby dodać kolumnę Rabatu do pozycji.
Kwoty zawierają podatek
Opis: Wskazuje, że wprowadzone kwoty są kwotami brutto.
Akcja: Zaznacz tę opcję, jeśli kwoty pozycji zawierają podatek.
Podatek u źródła
Opis: Zastosuj podatek u źródła od płatności dla dostawcy.
Akcja: Zaznacz tę opcję, jeśli jesteś zobowiązany do potrącenia podatku od płatności.
Ukryj - Wartość do zapłaty
Opis: Ukryj kwotę należności na wydrukowanej fakturze.
Działanie: Zaznacz tę opcję, aby pominąć saldo do zapłaty z wydruku faktury.
Pokaż Klumnę Kwota Podatku
Opis: Wyświetl kwotę podatku dla każdego elementu.
Akcja: Zaznacz tę opcję, aby dodać kolumnę Kwota podatku obok każdego elementu.
Również działa jako przyjęcie towarów
Opis: Użyj tego rachunku jako potwierdzenia odbioru towarów dla dostarczonych przedmiotów magazynowych.
Akcja: Zaznacz tę opcję, jeśli przedmioty magazynowe są odbierane jednocześnie z fakturą.
Stopki
Opis: Dodaj niestandardową stopkę do wydrukowanej faktury.
Akcja: Zaznacz tę opcję, aby dodać sekcję stopki na fakturze.
Zamknięta faktura
Opis: Archiwizuj fakturę, aby nie pojawiała się już w menu rozwijanych.
Akcja: Zaznacz tę opcję, aby oznaczyć fakturę jako zamkniętą, zazwyczaj stosowane, gdy faktura została w pełni opłacona.
Finalizowanie faktury
Po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych informacji:
Sprawdź szczegóły, aby zapewnić dokładność.
Kliknij Utwórz lub Zaktualizuj, aby zapisać fakturę.
Wskazówki dotyczące korzystania z faktur zakupowych
Spójna Kategoryzacja: Upewnij się, że wydatki są konsekwentnie kategoryzowane, aby utrzymać dokładne rekordy finansowe.
Zarządzanie dostawcami: Regularnie aktualizuj swoją listę Dostawców, aby śledzić wszystkich sprzedawców.
Obsługa walut: Bądź na bieżąco z kursami wymiany, jeśli masz do czynienia z zagranicznymi dostawcami walut.
Śledzenie zapasów: Użyj opcji Również działa jako przyjęcie towaru, aby uprościć zarządzanie zapasami podczas odbierania przedmiotów.
Śledzenie Płatności: Wykorzystaj opcje Termin płatności oraz Zamknięta faktura, aby monitorować zaległe płatności i zarządzać przepływem gotówki.
Dodatkowe zasoby
Dostawcy: Odwiedź Przewodnik po dostawcach, aby uzyskać więcej informacji na temat zarządzania dostawcami.
Postępując zgodnie z tym przewodnikiem, możesz skutecznie zarządzać swoimi fakturami zakupu w Manager.io, zapewniając dokładne zapisy finansowe i efektywne relacje z dostawcami.