Mẫu Chỉnh sửa Khách hàng trong Manager.io là nơi tạo khách hàng mới và chỉnh sửa khách hàng hiện tại. Mẫu này bao gồm một số trường cho phép thông tin chi tiết về khách hàng và tùy chỉnh cách xử lý giao dịch cho từng khách hàng. Dưới đây là giải thích về từng trường và mục đích của nó.
Nhập tên khách hàng. Đây là trường bắt buộc được sử dụng trong toàn bộ hệ thống để xác định khách hàng.
Tùy chọn, nhập mã khách hàng. Mã khách hàng cho phép tìm kiếm khách hàng theo mã hoặc tên trong các menu thả xuống nơi cần chọn khách hàng. Điều này rất hữu ích cho việc chọn nhanh hoặc khi nhiều khách hàng có tên tương tự.
Đặt tổng hạn mức tín dụng cho khách hàng có thể mua hàng hóa tín dụng. Đây là một trường tùy chọn. Để xem tín dụng còn lại trước khi tạo hóa đơn mới, hãy đảm bảo rằng cột Tín dụng có sẵn được bật trong tab Khách hàng. Điều này giúp quản lý tình trạng tín dụng đối với khách hàng.
Gán một loại tiền tệ ngoại cho khách hàng hoạt động bằng một loại tiền tệ khác với tiền tệ cơ sở của bạn. Theo mặc định, tất cả các tài khoản khách hàng đều ở trong tiền tệ cơ sở của bạn. Khi một loại tiền tệ ngoại được chọn, tất cả các giao dịch cho khách hàng đó - chẳng hạn như báo giá, đơn đặt hàng, hóa đơn và phiếu tín dụng - sẽ được phát hành bằng loại tiền tệ đó. Tùy chọn này chỉ xuất hiện nếu các loại tiền tệ ngoại đã được tạo trong hệ thống.
Nhập địa chỉ thanh toán của khách hàng. Địa chỉ này sẽ tự động điền vào các hóa đơn, đơn hàng, báo giá hoặc biên lai cho khách hàng này, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán.
Nếu tab Phiếu giao hàng đang được sử dụng, nhập địa chỉ giao hàng của khách hàng tại đây. Địa chỉ này sẽ tự động điền vào các phiếu giao hàng mới cho khách hàng này.
Nhập địa chỉ email của khách hàng. Thông tin này sẽ tự động điền khi gửi email cho khách hàng trực tiếp từ Manager.
Nếu Các mục theo dõi được kích hoạt trong doanh nghiệp, hãy phân công khách hàng vào một mục theo dõi cụ thể. Điều này giúp theo dõi các hoạt động và giao dịch của khách hàng ở cấp độ mục theo dõi. Tùy chọn này sẽ không xuất hiện nếu không có mục theo dõi nào được thiết lập.
Nếu các tài khoản kiểm soát tùy chỉnh cho Tài khoản phải thu đang được sử dụng, hãy chọn tài khoản kiểm soát liên quan cho khách hàng này. Điều này cho phép nhóm các khoản phải thu trong bảng cân đối theo các danh mục khác nhau. Tùy chọn này sẽ không hiển thị nếu không sử dụng các tài khoản kiểm soát tùy chỉnh.
Đặt ngày đến hạn mặc định cho mỗi khách hàng khi sử dụng tab Hóa đơn bán hàng. Điều này đặc biệt hữu ích cho những khách hàng có các điều khoản tín dụng khác nhau. Nếu tất cả khách hàng đều có cùng một điều khoản tín dụng, hãy xem xét việc sử dụng mặc định biểu mẫu trên hóa đơn bán hàng để cấu hình điều khoản tín dụng mặc định một lần, thay vì thiết lập cho từng khách hàng một cách riêng lẻ.
Đặt tỷ lệ theo giờ mặc định cho mỗi khách hàng khi sử dụng tab Thời gian lập hóa đơn. Điều này có lợi khi tính phí với các mức giá khác nhau cho các khách hàng khác nhau. Nếu tất cả khách hàng đều bị tính phí cùng một mức giá theo giờ, hãy sử dụng các giá trị mặc định trên thời gian lập hóa đơn để đặt một mức giá theo giờ mặc định chung.
Đánh dấu khách hàng là không hoạt động để ngăn họ xuất hiện trong các menu thả xuống trên toàn hệ thống. Điều này hữu ích cho những khách hàng không còn hoạt động, nhưng dữ liệu lịch sử của họ cần được giữ lại.
Tùy thuộc vào nhu cầu kinh doanh của bạn, bạn có thể thu thập thông tin bổ sung về khách hàng bằng cách thiết lập các dữ liệu tùy biến. Các dữ liệu tùy biến có thể được thêm vào để ghi lại thông tin cụ thể độc đáo cho quy trình kinh doanh của bạn. Tham khảo hướng dẫn Các dữ liệu tùy biến để biết thêm thông tin về cách tạo và sử dụng các dữ liệu tùy biến.
Nếu một khách hàng cũng là một nhà cung cấp, hãy tạo các bản ghi riêng biệt dưới cả hai tab Khách hàng và Nhà cung cấp. Điều này đảm bảo rằng các giao dịch được phân loại và ghi chép đúng cách trong hệ thống.
Trong các tình huống trao đổi hàng hóa mà hóa đơn bán hàng chưa thanh toán nên bù trừ với hóa đơn mua hàng chưa thanh toán, bạn có hai lựa chọn:
Sử dụng Trả hàng và Trả hàng nhập:
Sử dụng Nhật ký ghi sổ:
Tài khoản phải thu (để giảm số tiền nợ của khách hàng) và ghi nợ tài khoản Tài khoản phải trả (để giảm số tiền nợ của nhà cung cấp).Các phương pháp này hiệu quả bù trừ các khoản tiền nợ giữa tài khoản khách hàng và nhà cung cấp, phản ánh chính xác giao dịch trao đổi hàng hóa trong hồ sơ kế toán của bạn.
Bằng cách sử dụng hiệu quả biểu mẫu Chỉnh sửa Khách hàng và các trường khác nhau của nó, bạn có thể quản lý thông tin khách hàng một cách hiệu quả hơn và điều chỉnh hệ thống để đáp ứng nhu cầu kinh doanh cụ thể của bạn.