Mẫu thanh toán trong Manager.io cho phép bạn ghi nhận các khoản thanh toán mới được thực hiện từ tài khoản ngân hàng hoặc tài khoản tiền mặt của bạn. Hướng dẫn này giải thích cách sử dụng mẫu thanh toán và mô tả chi tiết từng trường và tùy chọn của nó.
Để tạo một phiếu chi mới, hãy điều hướng đến tab Biên lai & Phiếu chi và nhấn Phiếu chi mới.
Nhập ngày khi thanh toán được thực hiện.
Tùy chọn, nhập một số tham chiếu cho khoản thanh toán. Đây có thể là số séc, ID giao dịch hoặc bất kỳ mã định danh nào bạn sử dụng cho mục đích theo dõi.
Chọn tài khoản ngân hàng hoặc tiền mặt mà từ đó thanh toán được thực hiện.
Nếu thanh toán đã được ngân hàng của bạn xử lý và xuất hiện trong sao kê ngân hàng của bạn, hãy chọn Đã xong. Nếu nó vẫn đang xử lý, hãy chọn Đang xử lý.
Nếu bạn đã chọn một tài khoản ngân hàng hoặc tiền mặt ngoại tệ trong trường Đã thanh toán từ, hãy nhập tỷ giá hối đoái áp dụng tại thời điểm thanh toán.
Tùy chọn, hãy chọn người nhận thanh toán. Đây có thể là một khách hàng, nhà cung cấp, hoặc bất kỳ bên nào khác mà khoản thanh toán được thực hiện.
Tùy chọn, nhập một mô tả cho khoản thanh toán để cung cấp thêm chi tiết hoặc bối cảnh.
Phần mục dòng cho phép bạn chỉ định chi tiết về khoản thanh toán. Mỗi dòng đại diện cho một chi tiết giao dịch, và bảng bao gồm các cột sau:
Chọn một mục nếu có thể. Đây có thể là một sản phẩm trong kho hoặc một sản phẩm ngoài kho. Bạn cũng có thể để trống trường này nếu không áp dụng.
Chỉ định tài khoản để phân loại thanh toán. Đây là nơi bạn chỉ ra mục đích của thanh toán. Nếu bạn chọn một Mục, trường Tài khoản sẽ tự động điền dựa trên cấu hình của mục đó.
Bạn có thể chọn từ hầu hết các tài khoản trong bảng tài khoản của mình. Ví dụ, nếu bạn đang thanh toán cho một khoản chi phí như Điện, hãy chọn tài khoản chi phí Điện.
Bạn cũng có thể phân bổ thanh toán trực tiếp cho các tài khoản con cụ thể như nhà cung cấp, tài sản cố định, khách hàng, nhân viên, và nhiều hơn nữa.
Nếu khoản thanh toán là cho một hóa đơn mua hàng, hãy chọn tài khoản Tài khoản phải trả và chọn nhà cung cấp.
Bạn có thể chọn hóa đơn mua hàng cụ thể. Nếu bạn không chọn một cái nào, khoản thanh toán sẽ tự động áp dụng cho hóa đơn chưa thanh toán cũ nhất từ nhà cung cấp đó. Nếu không có hóa đơn còn nợ, khoản thanh toán sẽ được phân bổ cho các hóa đơn trong tương lai từ nhà cung cấp đó.
Nếu khoản thanh toán là để mua một tài sản cố định, hãy chọn tài khoản Chi phí tài sản cố định và chọn tài sản cố định.
Nếu bạn đang thực hiện một khoản thanh toán thay mặt cho một khách hàng sẽ hoàn tiền cho bạn, hãy chọn tài khoản Chi phí có thể tính phí và chọn khách hàng.
Nếu bạn đang thanh toán cho một nhân viên sau khi phát hành bảng lương, hãy chọn Tài khoản thanh toán nhân viên và chọn nhân viên.
Nhập một mô tả cho mục dòng nếu cần. Cột này chỉ hiển thị nếu tùy chọn cột Mô tả được bật (xem Các tùy chọn bổ sung bên dưới).
Nhập số lượng cho hạng mục dòng. Cột này chỉ xuất hiện khi tùy chọn cột Số lượng được bật. Điều này hữu ích khi xác định số lượng cho các mặt hàng tồn kho hoặc hàng hóa có thể đo lường.
Nhập giá đơn vị của mặt hàng.
Dưới các mục dòng, bạn có thể kích hoạt các tùy chọn bổ sung để thêm thông tin chi tiết cho khoản thanh toán của bạn:
Nếu bạn đã chọn một mục hàng tồn kho và đang sử dụng các địa điểm kho, một trường sẽ xuất hiện cho phép bạn chọn địa điểm kho mong muốn cho mục hàng đó.
Chọn tùy chọn Số dòng để hiển thị số dòng trên mỗi mục. Điều này có thể giúp việc tham khảo và tổ chức các mục.
Chọn tùy chọn cột Mô tả để thêm một cột Mô tả vào các mục dòng. Điều này hữu ích khi chia nhỏ các khoản thanh toán và cung cấp một mô tả cho mỗi phần.
Chọn tùy chọn cột Số lượng để hiển thị cột số lượng cho các mặt hàng dòng. Điều này hữu ích cho các mặt hàng có thể đo lường bằng đơn vị, như hàng tồn kho hoặc đầu tư.
Chọn tùy chọn cột Chiết khấu để bao gồm một cột chiết khấu cho các mục hàng.
Nếu bạn đang sử dụng mã thuế, hãy chọn tùy chọn này nếu các khoản bạn nhập không bao gồm thuế. Trong trường hợp không bao gồm thuế, các khoản thuế sẽ được tính toán và thêm vào các khoản đã nhập.
Sử dụng trường này khi chia một giao dịch thành nhiều dòng để đảm bảo rằng tổng của các mục dòng khớp với tổng thực tế của giao dịch. Nếu tổng của các mục dòng không khớp với số tiền Tổng cố định, số tiền giao dịch vẫn sẽ là Tổng cố định, và chênh lệch sẽ được ghi vào tài khoản Đang đợi.
Sử dụng trường này để nhập tiêu đề tùy chỉnh cho khoản thanh toán nếu bạn muốn ghi đè tiêu đề mặc định.
Chọn tùy chọn này nếu bạn muốn hiển thị số tiền thuế cho từng mục trong danh sách. Tính năng này hữu ích nếu bạn không chắc chắn về cách tổng số tiền thuế được tính. Số tiền thuế cho từng mục trong danh sách được tính toán và làm tròn trước khi được cộng lại.
Chọn tùy chọn này để thêm chân trang tùy chỉnh vào khoản thanh toán. Điều này có thể được sử dụng để bao gồm các ghi chú hoặc điều khoản bổ sung.
Khi bạn đã điền vào tất cả các trường và tùy chọn cần thiết, hãy nhấn Tạo hoặc Cập nhật để lưu lại khoản thanh toán. Khoản thanh toán sẽ được ghi nhận, và các tài khoản liên quan sẽ được cập nhật tương ứng.