Biểu mẫu PaymentRule-Chỉnh sửa cho phép bạn tạo một quy tắc thanh toán mới hoặc chỉnh sửa một quy tắc hiện có. Các quy tắc thanh toán tự động phân loại các giao dịch ngân hàng đã nhập, giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán trong hồ sơ kế toán của bạn.
Hướng dẫn này giải thích cách sử dụng mẫu PaymentRule-Edit và mô tả từng trường và tùy chọn có sẵn.
Khi chỉnh sửa hoặc tạo quy tắc thanh toán, biểu mẫu chứa nhiều trường xác định cách quy tắc sẽ áp dụng cho các giao dịch ngân hàng đã nhập.
Sử dụng trường này để chỉ định tài khoản ngân hàng mà quy tắc thanh toán này áp dụng. Nếu bạn muốn quy tắc này áp dụng cho một tài khoản ngân hàng cụ thể, hãy chọn nó từ danh sách. Nếu bạn để trường này trống, quy tắc thanh toán sẽ khớp với các giao dịch từ bất kỳ tài khoản ngân hàng nào.
Trường này cho phép bạn khớp quy tắc thanh toán với một số tiền cụ thể. Từ danh sách thả xuống, bạn có thể chọn:
Giao dịch ngân hàng được nhập thường bao gồm mô tả do ngân hàng của bạn cung cấp. Nhập một hoặc nhiều từ khóa từ mô tả giao dịch để khớp với quy tắc thanh toán này. Quy tắc sẽ áp dụng cho các giao dịch có mô tả chứa các từ khóa đã chỉ định.
Chọn loại Người nhận tiền mà quy tắc thanh toán này nên được phân bổ. Điều này có thể là một nhà cung cấp, khách hàng hoặc thực thể khác, tùy thuộc vào cách bạn phân loại các khoản thanh toán trong hệ thống kế toán của mình.
Trong phần Dòng, bạn chỉ định cách thanh toán nên được phân loại trong tài khoản của bạn. Bạn có thể gán toàn bộ thanh toán cho một tài khoản duy nhất hoặc sử dụng nút Thêm Dòng để chia nhỏ thanh toán giữa nhiều tài khoản. Điều này hữu ích khi một giao dịch duy nhất liên quan đến nhiều loại chi phí.
Mỗi Dòng trong phần Dòng chứa nhiều cột:
Chọn Mục (ví dụ: mục tồn kho hoặc dịch vụ) mà quy tắc thanh toán này nên được liên kết.
Chọn Tài khoản trong bảng tài khoản của bạn mà quy tắc thanh toán này nên được phân loại.
Nhập một mô tả dòng. Điều này hữu ích khi chia nhỏ thanh toán qua nhiều dòng, cho phép bạn định nghĩa một mô tả duy nhất cho mỗi dòng. Lưu ý rằng cột này chỉ hiển thị nếu bạn đã chọn tùy chọn Cột - Mô tả (xem bên dưới).
Nhập số lượng. Điều này liên quan khi quy tắc thanh toán liên quan đến việc mua hàng tồn kho và cho phép bạn xác định số đơn vị. Cột này chỉ hiển thị nếu bạn đã đánh dấu tùy chọn Cột - Số lượng.
Xác định loại Số tiền cho mỗi dòng. Cột này chỉ hiển thị nếu bạn có quy tắc thanh toán nhiều dòng. Trên mỗi dòng, bạn có thể chọn:
Nếu bạn trộn lẫn tùy chọn Số tiền chính xác và Phần trăm trên các dòng khác nhau, các phần trăm sẽ áp dụng cho số dư sau khi các số tiền chính xác đã được trừ ra từ tổng số tiền giao dịch.
Chọn Mã số thuế phù hợp cho dòng này. Cột này chỉ hiển thị nếu bạn đang sử dụng mã số thuế trong hệ thống kế toán của bạn.
Chọn Mục theo dõi mà dòng này nên được phân bổ. Cột này chỉ hiển thị nếu bạn đang sử dụng các mục theo dõi.
Dưới phần Dòng, có các tùy chọn để kiểm soát các cột nào được hiển thị:
Hãy đánh dấu tùy chọn này nếu bạn muốn hiển thị cột Mô tả trong phần Dòng. Điều này cho phép bạn thêm một mô tả cho từng mục dòng.
Kiểm tra tùy chọn này nếu bạn muốn hiển thị cột Số lượng trong phần Dòng. Điều này hữu ích cho việc xác định số lượng khi xử lý các mặt hàng tồn kho.
Sau khi cấu hình tất cả các trường và tùy chọn cần thiết, hãy nhấp vào Tạo hoặc Cập nhật để lưu quy tắc thanh toán. Quy tắc này sẽ được áp dụng tự động cho các giao dịch ngân hàng được nhập mà khớp với tiêu chí đã chỉ định.
Bằng cách thiết lập các quy tắc thanh toán hiệu quả, bạn có thể tối ưu hóa quy trình kế toán trong Manager.io, đảm bảo rằng các giao dịch được phân loại chính xác với sự can thiệp tối thiểu từ con người.