Biểu mẫu Hóa đơn mua trong Manager.io cho phép bạn thêm và quản lý các hóa đơn nhận từ nhà cung cấp của bạn. Hướng dẫn này cung cấp một hướng dẫn chi tiết về từng trường và tùy chọn trong biểu mẫu Hóa đơn mua để giúp bạn ghi lại và theo dõi các hóa đơn của nhà cung cấp một cách chính xác.
Truy cập vào mẫu Hóa đơn mua
Để tạo hoặc chỉnh sửa hóa đơn mua hàng:
Đi tới tab Hóa đơn mua trên thanh bên trái.
Nhấp vào Hóa đơn mua mới để tạo hóa đơn mới hoặc chọn một hóa đơn hiện có để chỉnh sửa.
Các trường trong mẫu Hóa đơn mua
Ngày phát hành
Mô tả: Nhập ngày mà nhà cung cấp phát hành hóa đơn.
Hành động: Nhập ngày hóa đơn theo thông tin được cung cấp bởi nhà cung cấp của bạn.
Hạn chót
Mô tả: ĐSpecify the date when the supplier invoice is due for payment.
Hành động: Nhập ngày đến hạn thanh toán để theo dõi thời hạn thanh toán.
Số phiếu
Mô tả: Nhập số tham chiếu hoặc số hóa đơn như được hiển thị trên hóa đơn của nhà cung cấp.
Hành động: Nhập số hóa đơn của nhà cung cấp để dễ dàng nhận biết.
Nhà cung cấp
Mô tả: Chọn nhà cung cấp đã phát hành hóa đơn.
Hành động: Chọn nhà cung cấp từ danh sách thả xuống. Danh sách này bao gồm tất cả các nhà cung cấp được tạo ra dưới tab Nhà cung cấp.
Báo giá đơn hàng mua
Mô tả: Liên kết một báo giá mua với hóa đơn này nếu có thể.
Hành động: Chọn Báo giá đơn hàng mua phù hợp từ danh sách thả xuống. Các báo giá đơn hàng mua có thể được tạo trong tab Báo giá đơn hàng mua.
Đơn đặt hàng
Mô tả: Liên kết một đơn đặt hàng với hóa đơn này nếu có thể.
Hành động: Chọn Đơn đặt hàng phù hợp từ danh sách thả xuống. Các đơn đặt hàng có thể được tạo dưới tab Đơn đặt hàng.
Tỷ giá hối đoái
Mô tả: Chỉ định tỷ giá hối đoái nếu nhà cung cấp sử dụng ngoại tệ.
Hành động: Nếu làm việc với nhà cung cấp nước ngoài, hãy nhập tỷ giá hối đoái áp dụng cho hóa đơn này.
Mô tả
Mô tả: Cung cấp một mô tả tùy chọn cho hóa đơn này.
Hành động: Nhập bất kỳ thông tin hoặc ghi chú bổ sung nào có thể hữu ích.
Phần Mục dòng
Trong phần Dòng, bạn có thể liệt kê hóa đơn bằng cách thêm một hoặc nhiều mục dòng. Mỗi mục dòng có thể bao gồm các trường sau:
Mục
Mô tả: Chọn một mục, có thể là một Mục hàng tồn kho hoặc một Mục không thuộc hàng tồn kho. Trường này có thể để trống nếu không áp dụng.
Hành động: Chọn mục phù hợp từ danh sách thả xuống hoặc để trống.
Tài khoản
Mô tả: Phân loại chi phí bằng cách chọn một Tài khoản từ Sơ đồ tài khoản.
Nếu một Mục được chọn, trường Tài khoản sẽ tự động được điền dựa trên cài đặt của mục đó.
Bạn có thể chọn từ nhiều Tài khoản khác nhau để phân loại chính xác chi phí.
Hành động:
Đối với chi phí thường xuyên (ví dụ: điện), chọn tài khoản chi phí tương ứng như Điện.
Đối với mua sắm tài sản, chọn tài khoản Tài sản cố định theo giá gốc và sau đó chọn Tài sản cố định cụ thể nếu có.
Ví dụ:
Phân loại chi phí:
Chọn tài khoản chi phí Điện cho hóa đơn điện.
Điện
Mua Tài sản cố định:
Chọn tài khoản Tài sản cố định theo chi phí và chọn Tài sản cố định cụ thể.
Tài sản cố định, theo nguyên giá
Tài sản cố định
Mô tả (Mục)
Mô tả: Nhập mô tả cho mục dòng.
Chú ý: Cột này chỉ hiển thị nếu tuỳ chọn Cột - Mô tả được bật.
Hành động: Cung cấp chi tiết về mục hàng khi cần thiết.
Tùy chọn bổ sung
Dưới các mục dòng, có một số tùy chọn để tùy chỉnh cách hóa đơn được xử lý và hiển thị:
Cột - Số dòng
Mô tả: Hiển thị số dòng bên cạnh mỗi mục.
Hành động: Đánh dấu tùy chọn này để bao gồm số dòng trên hóa đơn.
Cột - Mô tả
Mô tả: Hiển thị cột mô tả cho các mục dòng.
Hành động: Đánh dấu tùy chọn này để kích hoạt cột Mô tả.
Cột - Chiết khấu
Mô tả: Cho phép áp dụng giảm giá cho từng mục riêng lẻ.
Hành động: Đánh dấu tùy chọn này để thêm cột Chiết khấu vào các mục dòng.
Số tiền bao gồm thuế
Mô tả: Chỉ ra rằng các khoản tiền đã nhập là bao gồm thuế.
Hành động: Đánh dấu tùy chọn này nếu các khoản mục trong danh sách bao gồm thuế.
Thuế Tạm Khấu Trừ
Mô tả: Áp dụng thuế khấu trừ trên khoản thanh toán cho nhà cung cấp.
Hành động: Đánh dấu tùy chọn này nếu bạn phải khấu trừ thuế từ khoản thanh toán.
Ẩn - Số dư phải trả
Mô tả: Ẩn số dư nợ trên hóa đơn in.
Hành động: Kiểm tra tùy chọn này để loại bỏ số dư còn lại từ bản in hóa đơn.
Hiển thị Cột Số tiền Thuế
Mô tả: Hiển thị số tiền thuế cho từng mục trong danh sách.
Hành động: Đánh dấu tùy chọn này để bao gồm cột Số tiền thuế bên cạnh mỗi mục.
Cũng hoạt động như Phiếu Nhập Hàng
Mô tả: Sử dụng hóa đơn này như một phiếu nhận hàng cho các mục tồn kho đã được giao.
Hành động: Đánh dấu tùy chọn này nếu các mặt hàng tồn kho đang được nhận cùng lúc với hóa đơn.
Chân trang
Mô tả: Thêm một chân trang tùy chỉnh vào hóa đơn in.
Hành động: Đánh dấu tùy chọn này để bao gồm một phần chân trang trên hóa đơn.
Hóa đơn đã đóng
Mô tả: Lưu trữ hóa đơn để nó không còn xuất hiện trong các menu thả xuống.
Hành động: Kiểm tra tùy chọn này để đánh dấu hóa đơn là đã đóng, thường được sử dụng khi hóa đơn đã được thanh toán đầy đủ.
Hoàn tất hóa đơn
Sau khi nhập tất cả thông tin cần thiết:
Kiểm tra các chi tiết để đảm bảo tính chính xác.
Nhấn Tạo hoặc Cập nhật để lưu hóa đơn.
Mẹo sử dụng Hóa đơn mua
Phân loại nhất quán: Đảm bảo rằng các khoản chi phí được phân loại nhất quán để duy trì hồ sơ tài chính chính xác.
Quản lý Nhà cung cấp: Thường xuyên cập nhật danh sách Nhà cung cấp của bạn để theo dõi tất cả các nhà cung cấp.
Quản lý Tiền tệ: Cập nhật tỷ giá hối đoái nếu làm việc với nhà cung cấp ngoại tệ.
Theo dõi tồn kho: Sử dụng tùy chọn Cũng Hành Động Như Biên Nhận Hàng để tối ưu hóa quản lý tồn kho khi nhận hàng.
Theo dõi thanh toán: Sử dụng các tùy chọn Ngày đến hạn và Hóa đơn đã đóng để theo dõi các khoản thanh toán chưa được thanh toán và quản lý dòng tiền.
Tài nguyên bổ sung
Nhà cung cấp: Xem Hướng dẫn Nhà cung cấp để biết thêm thông tin về việc quản lý nhà cung cấp.
Bằng cách làm theo hướng dẫn này, bạn có thể quản lý hiệu quả hóa đơn mua hàng của mình trong Manager.io, đảm bảo hồ sơ tài chính chính xác và mối quan hệ với nhà cung cấp hiệu quả.