Das Eingangsrechnung-Formular in Manager.io ermöglicht es Ihnen, Rechnungen von Ihren Lieferanten hinzuzufügen und zu verwalten. Dieser Leitfaden bietet eine detaillierte Anleitung zu jedem Feld und jeder Option im Eingangsrechnung-Formular, um Ihnen zu helfen, Ihre Lieferantenrechnungen genau zu erfassen und zu verfolgen.
Eingangsrechnung Formular aufrufen
Um eine Einkaufsrechnung zu erstellen oder zu bearbeiten:
Navigieren Sie zum Tab Eingangsrechnungen in der linken Seitenleiste.
Klicken Sie auf Neue Eingangsrechnung, um eine neue Rechnung zu erstellen, oder wählen Sie eine vorhandene Rechnung aus, um sie zu bearbeiten.
Felder im Eingangsrechnungsformular
Ausgabedatum
Beschreibung: Geben Sie das Datum ein, an dem der Lieferant die Rechnung ausgestellt hat.
Aktion: Geben Sie das Rechnungsdatum ein, wie es von Ihrem Lieferanten angegeben wurde.
Fälligkeitsdatum
Beschreibung: Geben Sie das Datum an, an dem die Lieferantenrechnung zur Zahlung fällig ist.
Aktion: Geben Sie das Fälligkeitsdatum der Zahlung ein, um die Zahlungstermine im Auge zu behalten.
Beleg-Nr.
Beschreibung: Geben Sie die Referenznummer oder Rechnungsnummer ein, wie sie auf der Rechnung des Lieferanten angegeben ist.
Aktion: Geben Sie die Rechnungsnummer des Lieferanten zur einfachen Identifikation ein.
Lieferant
Beschreibung: Wählen Sie den Lieferanten aus, der die Rechnung ausgestellt hat.
Aktion: Wählen Sie den Lieferanten aus der Dropdown-Liste. Diese Liste enthält alle Lieferanten, die unter dem Lieferanten Tab erstellt wurden.
Anfrage
Beschreibung: Ordnen Sie dieses Angebot mit dieser Rechnung zu, falls zutreffend.
Aktion: Wählen Sie die relevante Anfrage aus der Dropdown-Liste aus. Anfragen können unter dem Tab Anfragen erstellt werden.
Bestellung
Beschreibung: Verknüpfen Sie einen Kaufauftrag mit dieser Rechnung, falls zutreffend.
Aktion: Wählen Sie die relevante Bestellung aus der Dropdown-Liste aus. Bestellungen können unter dem Tab Bestellungen erstellt werden.
Wechselkurs
Beschreibung: Geben Sie den Wechselkurs an, wenn der Lieferant eine Fremdwährung verwendet.
Aktion: Wenn Sie es mit einem Lieferanten in Fremdwährung zu tun haben, geben Sie den anwendbaren Wechselkurs für diese Rechnung ein.
Beschreibung
Beschreibung: Geben Sie eine optionale Beschreibung für diese Rechnung an.
Aktion: Geben Sie alle zusätzlichen Details oder Notizen ein, die hilfreich sein könnten.
Postenbereich
Im Abschnitt Positionen können Sie die Rechnung aufschlüsseln, indem Sie ein oder mehrere Positionen hinzufügen. Jede Position kann die folgenden Felder enthalten:
Artikel
Beschreibung: Wählen Sie einen Artikel aus, der ein Lagerartikel oder ein Nicht-Lagerartikel sein kann. Dieses Feld kann leave blank gelassen werden, wenn nicht zutreffend.
Aktion: Wählen Sie den entsprechenden Artikel aus der Dropdown-Liste oder lassen Sie das Feld leer.
Konto
Beschreibung: Kategorisieren Sie die Ausgabe, indem Sie ein Konto aus Ihrem Kontenplan auswählen.
Wenn ein Artikel ausgewählt ist, wird das Konto-Feld automatisch basierend auf den Einstellungen des Artikels ausgefüllt.
Sie können aus verschiedenen Konten wählen, um die Ausgabe genau zu kategorisieren.
Aktion:
Für regelmäßige Ausgaben (z.B. Strom) wählen Sie das entsprechende Ausgaben-Konto wie Strom.
Für den Kauf von Vermögenswerten wählen Sie das Sachanlagen zu Anschaffungskosten Konto und wählen Sie dann die spezifische Sachanlage, falls zutreffend.
Beispiele:
Kategorisierung einer Ausgabe:
Wählen Sie das Strom Aufwandkonto für eine Stromrechnung aus.
Strom
Erwerb einer Sachanlage:
Wählen Sie das Konto Sachanlagen zu Anschaffungskosten und wählen Sie die spezifische Sachanlage aus.
Sachanlagen - Anschaffungskosten
Sachanlage
Beschreibung (Position)
Beschreibung: Geben Sie eine Beschreibung für den Posten ein.
Hinweis: Diese Spalte ist nur sichtbar, wenn die Spalte - Beschreibung Option aktiviert ist.
Aktion: Geben Sie bei Bedarf Details zum Posten an.
Zusätzliche Optionen
Unter den Zeilenpositionen gibt es mehrere Optionen, um anzupassen, wie die Rechnung verarbeitet und angezeigt wird:
Spalte - Zeilennummer
Beschreibung: Zeige Zeilennummern neben jedem Posten an.
Aktion: Aktivieren Sie diese Option, um Zeilennummern auf der Rechnung einzufügen.
Spalte - Beschreibung
Beschreibung: Zeigt die Beschreibungs-Spalte für Einzelposten an.
Aktion: Aktivieren Sie diese Option, um die Beschreibung-Spalte einzuschalten.
Spalte - Rabatt
Beschreibung: Erlauben Sie, dass Rabatte auf einzelne Positionen angewendet werden.
Aktion: Aktivieren Sie diese Option, um eine Rabatt-Spalte zu den Posten hinzuzufügen.
Beträge einschließlich Steuern
Beschreibung: Geben Sie an, dass die eingegebenen Beträge steuerlich enthalten sind.
Aktion: Aktivieren Sie diese Option, wenn die Beträge der Positionen die Steuer einschließen.
Quellensteuer
Beschreibung: Wenden Sie die Quellensteuer auf die Zahlung an den Lieferanten an.
Aktion: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie verpflichtet sind, Steuer von der Zahlung abzuziehen.
Verbergen - Fälliger Betrag
Beschreibung: Verbergen Sie den fälligen Betrag auf der gedruckten Rechnung.
Aktion: Aktivieren Sie diese Option, um den ausstehenden Betrag von der Rechnungsdruckansicht auszuschließen.
Steuerbetrag Spalte
Beschreibung: Zeigen Sie den Steuerbetrag für jede Zeile an.
Aktion: Aktivieren Sie diese Option, um eine Steuerbetrags-Spalte neben jedem Posten einzuschließen.
Fungiert auch als Wareneingang
Beschreibung: Verwenden Sie diese Rechnung als Wareneingang für gelieferte Lagerartikel.
Aktion: Aktivieren Sie diese Option, wenn die Inventarartikel gleichzeitig mit der Rechnung empfangen werden.
Fußzeilen
Beschreibung: Fügen Sie eine benutzerdefinierte Fußzeile zur gedruckten Rechnung hinzu.
Aktion: Aktivieren Sie diese Option, um einen Fußbereich auf der Rechnung einzufügen.
Geschlossene Rechnung
Beschreibung: Archivieren Sie die Rechnung, damit sie nicht mehr in Dropdown-Menüs erscheint.
Aktion: Aktivieren Sie diese Option, um die Rechnung als abgeschlossen zu kennzeichnen, normalerweise verwendet, wenn die Rechnung vollständig bezahlt wurde.
Die Rechnung abschließen
Nachdem Sie alle erforderlichen Informationen eingegeben haben:
Überprüfen Sie die Details, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind.
Klicken Sie auf Erstellen oder Aktualisieren, um die Rechnung zu speichern.
Tipps zur Nutzung von Eingangsrechnungen
Konsistente Kategorisierung: Stellen Sie sicher, dass die Ausgaben konsistent kategorisiert werden, um genaue Finanzunterlagen zu gewährleisten.
Lieferantenmanagement: Aktualisieren Sie regelmäßig Ihre Lieferanten-Liste, um alle Anbieter im Blick zu behalten.
Währungsabwicklung: Bleiben Sie auf dem Laufenden über die Wechselkurse, wenn Sie mit ausländischen Währungsanbietern zu tun haben.
Lagerverfolgung: Verwenden Sie die Auch als Wareneingang-Option, um das Bestandsmanagement beim Empfang von Artikeln zu optimieren.
Zahlungsverfolgung: Nutzen Sie die Fälligkeit und Geschlossene Rechnung Optionen, um ausstehende Zahlungen zu überwachen und den Cashflow zu verwalten.
Zusätzliche Ressourcen
Lieferanten: Weitere Informationen zur Verwaltung von Lieferanten finden Sie im Lieferantenhandbuch.
Anfragen: Erfahren Sie, wie Sie Anfragen im Anfragen-Leitfaden erstellen.
Kontenplan: Besuchen Sie die Kontenplan-Anleitung, um zu verstehen, wie Sie Konten einrichten und verwenden.
Durch die Befolgung dieses Leitfadens können Sie Ihre Einkaufsrechnungen in Manager.io effektiv verwalten, um genaue Finanzaufzeichnungen und effiziente Beziehungen zu Lieferanten sicherzustellen.