Le formulaire PaymentRule-Modifier vous permet de créer une nouvelle règle de paiement ou de modifier une règle existante. Les règles de paiement automatisent la catégorisation des transactions bancaires importées, vous faisant gagner du temps et garantissant la cohérence de vos enregistrements comptables.
Ce guide explique comment utiliser le formulaire PaymentRule-Modifier et décrit chacun des champs et options disponibles.
Lors de l'édition ou de la création d'une règle de paiement, le formulaire contient plusieurs champs qui déterminent comment la règle s'appliquera aux transactions bancaires importées.
Utilisez ce champ pour spécifier le compte bancaire auquel cette règle de paiement s'applique. Si vous souhaitez que la règle s'applique à un compte bancaire spécifique, sélectionnez-le dans la liste. Si vous laissez ce champ vide, la règle de paiement correspondra aux transactions de n'importe quel compte bancaire.
Ce champ vous permet d'associer la règle de paiement à un montant spécifique. Dans la liste déroulante, vous pouvez sélectionner :
Les transactions bancaires importées comprennent souvent une description fournie par votre banque. Entrez un ou plusieurs mots-clés de la description de la transaction pour correspondre à cette règle de paiement. La règle s'appliquera aux transactions dont les descriptions contiennent les mots-clés spécifiés.
Sélectionnez le type de Bénéficiaire auquel cette règle de paiement doit être attribuée. Cela pourrait être un fournisseur, un client, ou une autre entité, selon la façon dont vous catégorisez les paiements dans votre système comptable.
Dans la section Lignes, vous spécifiez comment le paiement doit être catégorisé dans vos comptes. Vous pouvez attribuer l'intégralité du paiement à un seul compte ou utiliser le bouton Ajouter une ligne pour répartir le paiement sur plusieurs comptes. Cela est utile lorsqu'une seule transaction concerne plusieurs catégories de dépenses.
Chaque ligne dans la section Lignes contient plusieurs colonnes :
Sélectionnez l'Élément (par exemple, élément d'inventaire ou service) auquel cette règle de paiement doit être associée.
Sélectionnez le Compte dans votre plan comptable auquel cette règle de paiement doit être catégorisée.
Entrez une description de ligne. Cela est utile lorsque vous divisez le paiement sur plusieurs lignes, vous permettant de définir une description unique pour chaque ligne. Notez que cette colonne n'est visible que si vous avez coché l'option Colonne - Description (voir ci-dessous).
Entrez la Qté. Cela est pertinent lorsque la règle de paiement implique l'achat d'articles d'inventaire et vous permet de spécifier le nombre d'unités. Cette colonne n'est visible que si vous avez coché l'option Colonne - Qté.
Spécifiez le type de Montant pour chaque ligne. Cette colonne est visible uniquement si vous avez une règle de paiement multi-lignes. Sur chaque ligne, vous pouvez sélectionner :
Si vous mélangez les options Montant Exact et Pourcentage sur différentes lignes, les pourcentages s'appliqueront au reste après que les montants exacts aient été déduits du montant total de la transaction.
Sélectionnez le Code de taxation approprié pour cette ligne. Cette colonne n'est visible que si vous utilisez des codes de taxation dans votre système comptable.
Sélectionnez la Division à laquelle cette ligne doit être affectée. Cette colonne n'est visible que si vous utilisez des divisions.
Sous la section Lignes, il y a des options pour contrôler quelles colonnes sont affichées :
Cochez cette option si vous souhaitez afficher la colonne Description dans la section Lignes. Cela vous permet d'ajouter une description à chaque élément de ligne.
Cochez cette option si vous souhaitez afficher la colonne Qté dans la section Lignes. Cela est utile pour spécifier les quantités lors du traitement des articles d'inventaire.
Après avoir configuré tous les champs et options nécessaires, cliquez sur Créer ou Mettre à jour pour enregistrer la règle de paiement. La règle sera alors appliquée automatiquement aux transactions bancaires importées qui correspondent aux critères spécifiés.
En établissant des règles de paiement efficacement, vous pouvez rationaliser votre processus de comptabilité dans Manager.io, en vous assurant que les transactions sont classées correctement avec un minimum d'intervention manuelle.