Le formulaire de Facture d'achat dans Manager.io vous permet d'ajouter et de gérer les factures reçues de vos fournisseurs. Ce guide fournit une description détaillée de chaque champ et option dans le formulaire de Facture d'achat pour vous aider à enregistrer et suivre avec précision vos factures fournisseurs.
Accéder au formulaire de Facture d'achat
Pour créer ou modifier une facture d'achat :
Naviguez vers l'onglet Factures d'achat sur la barre latérale gauche.
Cliquez sur Nouvelle Facture d'achat pour créer une nouvelle facture ou sélectionnez une facture existante pour l'éditer.
Champs dans le formulaire de Facture d'achat
Date d'émission
Description : Indiquez la date à laquelle le fournisseur a émis la facture.
Action : Saisissez la date de la facture comme indiqué par votre fournisseur.
Date d'échéance
Description : Indiquez la date à laquelle la facture du fournisseur est due pour paiement.
Action : Entrez la date d'échéance du paiement pour suivre les délais de paiement.
Référence
Description : Saisissez le numéro de référence ou le numéro de facture tel qu'il apparaît sur la facture du fournisseur.
Action : Entrez le numéro de facture du fournisseur pour une identification facile.
Fournisseur
Description: Sélectionnez le fournisseur qui a émis la facture.
Action : Choisissez le fournisseur dans la liste déroulante. Cette liste comprend tous les fournisseurs créés sous l'onglet Fournisseurs.
Offre d'achat
Description : Associer un devis d'achat à cette facture si applicable.
Action : Sélectionnez l'Offre d'achat pertinente dans la liste déroulante. Les offres d'achat peuvent être créées sous l'onglet Offres d'achat.
Bon de commande
Description : Liez un bon de commande à cette facture si applicable.
Action : Sélectionnez le Bon de commande pertinent dans la liste déroulante. Les bons de commande peuvent être créés sous l'onglet Bons de commande.
Taux de change
Description : Spécifiez le taux de change si le fournisseur utilise une devise étrangère.
Action : Si vous traitez avec un fournisseur de devise étrangère, entrez le taux de change applicable pour cette facture.
Description
Description : Fournissez une description facultative pour cette facture.
Action : Entrez toutes les informations ou notes supplémentaires qui pourraient être utiles.
Section des Élements
Dans la section Lignes, vous pouvez détailler la facture en ajoutant un ou plusieurs éléments de ligne. Chaque élément de ligne peut inclure les champs suivants :
Élément
Description : Choisissez un élément, qui peut être un Item d'inventaire ou un Élément non d'inventaire. Ce champ peut être laissé vide si cela ne s'applique pas.
Action : Sélectionnez l'élément approprié dans la liste déroulante ou laissez vide.
Compte
Description : Catégorisez la dépense en sélectionnant un Compte dans votre Liste des comptes.
Si un Élément est sélectionné, le champ Compte est automatiquement rempli en fonction des paramètres de l'élément.
Vous pouvez choisir parmi différents comptes pour catégoriser avec précision la dépense.
Action :
Pour les dépenses régulières (par exemple, électricité), sélectionnez le compte de dépense correspondant comme Électricité.
Pour les achats d'immobilisations, choisissez le compte Immobilisations corporelles à coût puis sélectionnez l'immobilisation corporelle spécifique si applicable.
Exemples :
Categoriser une dépense :
Sélectionnez le compte de dépenses Électricité pour une facture d'électricité.
Électricité
Achat d'une Immobilisation corporelle :
Choisissez le compte Immobilisation corporelle à coût et sélectionnez l'Immobilisation corporelle spécifique.
Actifs immobilisés, coût d'acquisition
Immobilisation corporelle
Description (Élément)
Description : Entrez une description pour le poste.
Remarque : Cette colonne est visible uniquement si l'option Colonne - Description est activée.
Action : Fournir des détails sur l'élément de ligne si nécessaire.
Options supplémentaires
Sous les articles de ligne, il y a plusieurs options pour personnaliser la façon dont la facture est traitée et affichée :
Colonne - Numéro de ligne
Description: Afficher les numéros de ligne à côté de chaque élément de ligne.
Action : Cochez cette option pour inclure les numéros de ligne sur la facture.
Colonne - Description
Description: Afficher la colonne de description pour les lignes d'articles.
Action : Cochez cette option pour activer la colonne Description.
Colonne - Remise
Description : Autoriser l'application de remises sur des articles de ligne individuels.
Action : Cochez cette option pour ajouter une colonne de Remise aux lignes d'articles.
Montants incluant la taxe
Description: Indiquez que les montants saisis sont TTC.
Action : Cochez cette option si les montants des lignes incluent la taxe.
Retenue d'impôt
Description: Appliquer une retenue d'impôt sur le paiement au fournisseur.
Action : Cochez cette option si vous êtes tenu de retenir l'impôt sur le paiement.
Cacher - Solde Dû
Description : Cacher le montant du solde dû sur la facture imprimée.
Action : Cochez cette option pour omettre le solde dû de l'impression de la facture.
Afficher la Colonne Montant de la Taxe
Description : Afficher le montant de la taxe pour chaque ligne.
Action : Cochez cette option pour inclure une colonne Montant de la taxe à côté de chaque ligne.
Agit également comme un bon de réception de marchandises
Description : Utilisez cette facture comme un bon de livraison pour les articles en inventaire livrés.
Action : Cochez cette option si les articles d'inventaire sont reçus en même temps que la facture.
Bas de page
Description: Ajoutez un pied de page personnalisé à la facture imprimée.
Action : Cochez cette option pour inclure une section de pied de page sur la facture.
Facture clôturée
Description : Archivez la facture pour qu'elle n'apparaisse plus dans les menus déroulants.
Action : Cochez cette option pour marquer la facture comme fermée, généralement utilisé lorsque la facture a été totalement payée.
Finaliser la facture
Après avoir saisi toutes les informations nécessaires :
Vérifiez les détails pour garantir leur exactitude.
Cliquez sur Créer ou Mettre à jour pour enregistrer la facture.
Conseils pour utiliser les Factures d'achat
Catégorisation Cohérente : Assurez-vous que les dépenses sont systématiquement catégorisées pour maintenir des dossiers financiers précis.
Gestion des Fournisseurs : Mettez régulièrement à jour votre liste de Fournisseurs pour suivre tous les prestataires.
Gestion de la monnaie : Restez à jour avec les taux de change si vous traitez avec des fournisseurs en devises étrangères.
Suivi des stocks : Utilisez l'option Agit également comme bon de réception pour simplifier la gestion des stocks lors de la réception d'articles.
Suivi des paiements : Utilisez les options Date d'échéance et Facture clôturée pour suivre les paiements en attente et gérer la trésorerie.
Ressources supplémentaires
Fournisseurs : Reportez-vous au Guide des fournisseurs pour plus d'informations sur la gestion des fournisseurs.
Liste des comptes : Visitez le Guide de la liste des comptes pour comprendre comment configurer et utiliser des comptes.
En suivant ce guide, vous pouvez gérer efficacement vos factures d'achat dans Manager.io, en garantissant des enregistrements financiers précis et des relations fournisseurs efficaces.